واجبات مدير مكتب

في كثير من الأحيان، وخاصة في المنظمات الصغيرة، ومدير مكتب وعادة ما تسمى الأمين. كان يبدو ذلك أكثر صلابة بكثير الموقف، ولكن الحقيقة أن مسؤوليات مدير مكتب تختلف من السكرتارية (على الرغم من أن لديهم بالتأكيد الكثير من القواسم المشتركة)، ونادرا ما أحد المعنيين في هذه القضية.

ما هي مسؤولية الموظف؟ أولا وقبل كل شيء على عاتق مدير المكتب هو العمل مع الوثائق. يتلقى الموظف المراسلات حصل، ويسجل ذلك، يرسل المتلقي يرسل إلى الأرشيف، إذا لزم الأمر. وقال انه يقبل أيضا سوف الطلبات المقدمة من الموظفين الآخرين نقلها إلى توقيع المدير العام، ويؤكد لهم ختم، ثم يعيد. و اجبات مدير المكتب هو العمل مع وثائق داخلية: أوامر الطباعة وإزالتها، والتخزين، وإرسال المحفوظات والمحاسبة، والعمل مع المراسلات الصادرة. إذا لزم الأمر، فإنه يجب أن تكون قادرة على العمل مع أي معدات المكاتب: الفاكس والماسح الضوئي وتصوير المستندات، وكذلك لتجنيد وطباعة المستندات. إعداد غرفة لتقديم العروض، وحفظ محاضر الاجتماعات والاجتماعات واستقبال الضيوف والعملاء كجزء من واجبات مدير المكتب.

في كثير من الأحيان، وموظف لديه للتعامل مع واجبات السكرتارية التقليدية: توزيع شركاء دعوة أو المديرين في الفنادق، وغرف الحجز وتذاكر الطيران وتذاكر القطار. اعتمادا على تفاصيل الشركة والمكتب نفسه، يمكن للمدير أن يكون ممثل الشركة في المفاوضات التجارية، وأداء واجبات مدير شؤون الموظفين: البحث عن موظفين جدد، وخلق الحوافز والبرامج التعليمية، وأعمال التصميم. أحيانا كان يركز على إدخال تكنولوجيا المعلومات، وتطوير برامج جديدة.

تفترض واجبات مدير مكتب المعرفة:

1. القوانين والأنظمة التي تحكم القانونية والمعلومات، وشركات الأعمال.
2. أساسيات الإدارة، والتسويق، وتنظيم المشاريع والأعمال.
3. أسس علم الاجتماع، وعلم النفس، والأخلاق من الاتصالات التجارية، لم تنجح مع الموظفين والجمهور.
4. إجراءات لوضع مقترحات رجال الأعمال والتقارير والخطط والعقود والاتفاقات.
5. حجر الزاوية في الإدارة، وأساسيات بيئة العمل والصحة المهنية.

وبالإضافة إلى هذه المهام، ومسؤوليات مدير مكتب وتتضمن جردا لل مكاتب والبرمجيات اللازمة لتشغيل المواد الاستهلاكية (اللوازم المكتبية، والورق وغيرها من الملحقات)، وهي مطلوبة لعمل الموظفين. أيضا، فهو ملزم للحفاظ على السجلات من هذه المواد لضمان صدورها، لتحديد كيفية الحصول على تنظيم وتتبع المدفوعات لالإمدادات. واجبات مدير المكتب هو لرصد حالة من المعدات المكتبية، والتي تشمل: التحدي التشغيلي لإتقان لإصلاح، استبدال في الوقت المناسب من المواد الاستهلاكية (مثل خراطيش)، عندما يكون من المستحيل إصلاح - استبدال المعدات المكتبية.

اعتمادا على القواعد المعتمدة في الشركة، ومدير مكتب حجمه أو يأخذ المكالمات والفاكسات، وإحالتها إلى الشخص المناسب، وإرسال الفاكسات وخاتم حتى عملاء والشركاء، أو يشرف على عمل السكرتيرات، بما في ذلك مراقبة ثقافة الكلام. أيضا في واجبات مدير المكتب هو السيطرة على حالة الصحية للمكتب، والحفاظ تنظيم المخطط لها، استدعاء الجهاز الفني لاستكشاف الأخطاء وإصلاحها (على سبيل المثال، واستبدال المصابيح أو التبديل بالوعة).

بشكل عام، هذه القائمة قد توسع أو عقد تبعا لمكان العمل. ولذلك فمن الضروري حتى في مرحلة المقابلة لطرح ما لمدير مكتب (واجبات الموظف في الشركة).