الرسالة الإدارية (عينة)

الرسالة الإدارية - وثيقة تشكل جزءا لا يتجزأ من الاتصالات التجارية. غالبا ما يتم نقلها عن طريق البريد ويخدم تبادل المعلومات بطريقة خاصة.

المفاهيم الأساسية

وهناك حاجة المراسلات التجارية للتعامل مع مختلف القضايا الاقتصادية أو الإنتاج. مع بها الشركات ومنظمات العون التواصل مع البيئة الخارجية: الشركاء والعملاء أو الوكالات الحكومية. وعادة ما تستخدم هذه الرسالة الإدارية.

ويشار عادة على أنها وثيقة مكتوبة، والتي يمكن أن تكون:

• ردا على الرسائل المستلمة سابقا أو الطلبات؛
• الورقة المرفقة الموجهة أرسلت جنبا إلى جنب مع أدوات أو مواد أخرى.
• بريد إلكتروني المبادرة في الحالة التي يكون فيها وسيلة أخرى من الاتصالات غير ممكن.

كل من هذه الخيارات خصائصها. ومع ذلك، هناك قواعد مشتركة، وفقا لوالتي تتم عادة اي كتاب رسمي. وهذا أمر مفهوم، لأنه هو المراسلات التجارية، على سبيل المثال، غالبا ما يبدأ ختام غالبية المعاملات. قد تخلق وثيقة بشكل جيد في الوجهة انطباع ايجابي على الشركاء المحتملين في المستقبل.

أنواع الرسائل التجارية

اعتمادا على المعلومات التي تحتوي على كتاب رسمي، فإنه يمكن أن يكون:

1. تغطية. في حالة أن يحتوي على الرسالة التي له وجود مجموعة من التطبيقات.
2. المطالبات. وهذا هو، فإنها تعرب عن عدم الرضا عن حالة معينة (المطالبة).
3. التوجيه. يتم إعطاء بعض المؤشرات في النص.
4. الضمان. المرسل يؤكد الوفاء بالالتزامات المستقبلية الواردة في الوثيقة.
5. المعلومات. الرسالة يحتوي على المعلومات التي قد تكون ذات فائدة للمتلقي.
6. الإعلان. يتم توفير المعلومات لجذب للتعاون.
7. خطاب الإخطار. للحصول على معلومات حول الأحداث العامة.
8. خطاب تأكيد. ويلاحظ حقيقة من الحصول على تلك الوثائق أو أو غيرها من المواد.
9. خطاب الطلب. يحتوي على النص نداء إلى حافز المستلم إلى العمل.
10. رسالة من الرسالة. ويوفر المرسل معلومات محددة ذات الاهتمام المشترك بين الطرفين.

والغرض من هذه الوثائق هو همزة الوصل بين المنظمات أو الإدارات.

تجميع إلكتروني مطالبة

في مسائل التعاون في بعض الأحيان هناك حالات عندما يكون أحد الطرفين، لأي سبب من الأسباب، لا تفي بالتزاماتها. في هذه الحالة، الشريك الأول يرسل رسالة الى نظيره. في ذلك، وقال انه عادة ما تقدم مقترحاتها للقضاء على انتهاكات حقوقه القانونية. هذا هو خطاب رسمي. عينة من هذه الوثيقة، يمكنك إنشاء تعسفية. في هذه الحالة، ينبغي النظر في النقاط التالية:

1. يجب أن يكون أسلوب الكتابة في مهام رسمية مع تثبيت الشراكة.
2. جوهر المطالبة هو أن تتجلى بشكل واضح جدا.
3. خلال عرض المعلومات اللازمة لتشغيل حقائق ملموسة بشكل مقنع.

في خطاب الشكوى يجب أن يحتوي على:

• تفاصيل المرسل (الاسم، عنوان المرسل وأرقام الهاتف)؛
• معلومات كاملة عن المقصد؛
• وصف الظروف التي كانت هناك حالة صراع.
• إشارة إلى القواعد القانونية، التي اندلعت في المقابل الطرف المقابل.
• متطلبات محددة للقضاء على انتهاك، مما يدل على توقيت تنفيذها؛
• العواقب التي قد تحدث في حالة مغادرة الطرف الآخر من تنفيذها.

وينبغي إيلاء اهتمام خاص لكيفية جعل خدمة تصل الرسالة. ويجب أن توضع العينة بحيث الجاني لم يرى أنها تمثل تهديدا. ويجب أن نتذكر أن هذا هو مجرد تذكير يطالب الامتثال للقانون.

قواعد التصميم

وينبغي إيلاء اهتمام خاص لتصميم رسائل الإدارة. ومع ذلك، لا ينص القانون على أن أي قواعد ولوائح صارمة.

على الرغم من هذا، ينبغي النظر في النقاط التالية إلزامية في إعداد هذه الوثائق:

1. يجب أن يكتب أي كتاب رسمي في النموذج. ويجري تطويره من قبل خبراء مقدما على المكتب وافق بأمر من المدير.

2. يجب أن تتضمن الوثيقة بعض التفاصيل:

2.1. معلومات عن المتلقي والمرسل.

2.2. الرقم المرجعي وتاريخ هذه الرسالة. ومن الضروري للتسجيل.

2.3. تصل إلى معلومات مماثلة عن-طلب بريد إلكتروني، إذا كان المستند ردا على ذلك.

2.4. اللقب.

2.5. معلومات عن وجود أي التطبيقات مع أسمائهم وأرقام.

2.6. معلومات عن الشخص التوقيع على وثيقة (موقف واسم).

3. وفي رسالة يجب أن تقرأ في سؤال واحد فقط. وجود العديد من تعقيد اختيار الفنان.

4. يجب تعيين المعلومات لفترة قصيرة جدا، ولكن من الواضح. ومن المرغوب فيه أن النص لا تستغرق أكثر من صفحتين.

5. الحق في تحديد تفاصيل المستفيد. إذا كنا نتحدث عن المنظمة، يجب أن تلتزم التسلسل التالي:

5.1. اسم الشركة (في حالة اسمية).

5.2. الوحدة الهيكلية (إذا لزم الأمر).

5.3. جهة الموقف (في صيغة المجرور).

5.4. له بالاحرف الاولى.

5.5. العنوان البريدي للشركة.

6. إذا عدة مستلمين، يجب تحديد أولا الجميع الرئيسي، ثم آخر.

مع الأخذ بعين الاعتبار كل هذه العوامل، وتصميم الرسائل الإدارية، من حيث المبدأ، لن يكون من الصعب.

ترتيب العرض

لتم تجميع المستند بشكل صحيح، يجب أن تأخذ بعين الاعتبار ترتيب معين لعرض المعلومات الواردة فيه. على سبيل المثال، يمكن أن نعتبر خيار كيفية كتابة خطاب رسمي من الاستجابة. أولا نحن بحاجة إلى أن نتذكر أنه وفقا لقواعد وآداب السلوك، فمن الضروري للرد على المعلومات في غضون أيام من استلامه. إذا كنا نتحدث عن رسالة بريد إلكتروني، والوقت الأمثل ليست أكثر من ساعتين. في حالة عدم الالتزام بهذه القواعد غير ممكن، فمن الأفضل أن ترسل رسالة إلى الشريك.

الرسالة نفسها، في الواقع، سوف تتكون من جزأين:

1. مقدمة. المرسل يحدد موضوع، وسبب وأساس كتاباته. يمكنك الرجوع إلى اللوائح التي كتبها القانون هي أساس توفير جوابا. وبالإضافة إلى ذلك، يجب أن تدفع الانتباه إلى بعض النقاط المتعلقة بهذا الوضع. وسوف يساعد في الكشف عن جوهر المسألة.
2. موجز. ويهدف هذا الجزء إلى شرح ومقنعة. يجب أن يكون النص موجزة، واضحة وموجزة، وتعيين من الحقائق - التي أثبتت جدواها والهدف. إذا لزم الأمر، ويمكن التأكد من الأرقام الحقيقية.

بعد ويتبع مثل هذا النص عادة على قائمة من التطبيقات. ينتهي وثيقة موقعة من قبل المرسل. وبالإضافة إلى ذلك، فمن الضروري معرفة كيفية كتابة خطاب رسمي، من أجل عدم الإساءة إلى المستلم. أولا، فإن الإشارة إلى أنه أمر مرغوب فيه لتبدأ بعبارة "عزيزي". ثانيا، يمكنك استخدام عبارات النص اللفظي النعت مثل "بعد النظر بعناية الاقتراح الخاص بك"، أو "لاختبار دقيق التعليقات الخاصة بك." ومن شأن هذا الالتزام آداب تستفيد فقط من الجانبين.

إجراءات العمل

صياغة خطابات رسمية تقع على عاتق الكتبة والأمناء أو غيرهم من الموظفين الذين يكلفون بهذه الواجبات. يتم قبوله للعمل لديهم على الانضمام إليها في تسلسل أعمالهم. عملية من هذا القبيل وثيقة يمر عموما من خلال الخطوات التالية:

1. دراسة متأنية لظروف هذه المسألة. يجب السيطرة تماما على الوضع من أجل تقييم حلولها الممكنة.
2. إعداد مشروع إلكتروني. فمن الضروري أن تأخذ في الاعتبار جميع الشروط المنصوص عليها أعلاه.
3. تنسيق النص المعد. أحيانا يكون من الضروري تعديل على ضوء تصريحات رئيس. ويمكن أن تجعل بعض التوضيحات أو تفسيرات حول هذا الموضوع.
4. موافقة المشرف.
5. وضع الصيغة النهائية والتوقيع على الوثيقة.
6. خطابات التسجيل.
7. إرسال البريد إلى المستلم.

إلا بعد أن يمر كل هذه المراحل، وصلت الرسالة للمتلقي، سوف تكون قادرة على إنجاز مهمتها.

اللوائح الإلزامية

لوضع خطاب رسمي، يجب أن نضع في اعتبارنا أن الصفحة الأولى من بالضرورة المطبوعة على شكل خاص. بالنسبة للبقية، يمكنك استخدام أوراق نظيفة العادية A4. هنا يجب أن نتذكر أن حقل النص ذاته له حدود: العلوية والسفلية هي 2 سم، وترك - 3،5 سم، والحق - 1 سم. وليس من الضروري لكسر حجم قياسي لتناسب المعلومات على صفحة واحدة. فمن الأفضل لمراقبة جميع القواعد وببساطة إضافة صفحة إضافية.

اكتب النص يجب أن يكون أيضا وفقا للقواعد:

1. للطباعة، استخدم الخط القياسي تايمز نيو رومان. خيارات أخرى أفضل لا يطبق.

ينظم 2. أحجام الخط أيضا:

• للاطلاع على النص الرئيسي - 14؛
• صفحة المحاذاة، وعلامة للأداء - 12.

3. التنسيب من تفاصيل تنفيذ أيضا وفقا للقواعد:

• التباعد بين خطوط - 1؛
• يتم محاذاة النص من قبل "العرض".
• توضع نقل تلقائيا؛
• المسافة من الرأس إلى الرقم التسلسلي هو 2 تباعد الأسطر، ومنها إلى النص الرئيسي - 3.

الامتثال لهذه المعايير هو إلزامي للتنفيذ الصحيح للحروف المقابلة إلى الوجهة.

تفاصيل الموقع

من أجل وضع بريد إلكتروني الأعمال القياسية، عليك أن تعرف بالضبط حيث ينبغي أن توضع، تفاصيلها ومكوناتها. الأجوبة على هذه الأسئلة تحتوي على GOST R 6،30-2٬003. هذا وصف بالتفصيل شكل خطابات رسمية. في الواقع، بل هو نموذج التي يقع مجمل كل تفاصيل الوثيقة بطريقة معينة. وهناك حاجة إلى:

1. لتوحيد عملية مكتب التسجيل الذاتي (رجال الأعمال) الحروف.
2. تكون قادرة على المضي قدما مركزيا إعداد النماذج القياسية، مما يقلل من الحاجة لأداء العمل يدويا.
3. تسهيل وتقليل وقت استرجاع المعلومات البصرية.
4. توسيع قدرات معالجة الرسائل مع مساعدة من أجهزة الكمبيوتر وغيرها من المعدات.

لذلك، على الرسالة التجارية التقليدية يستخدم 30 تفاصيل القياسية، والتي تقع في المناطق الإلزامية أحد عشر:

• شعار وشعار.
• المؤلف؛
• البيانات الأولية؛
• رأس.
• الموافقة؛
• المرسل إليه.
• قرار.
• النص؛
• التوقيعات والتطبيقات؛
• التنسيق وضمان.
• علامات.

وضع المعلومات في قطاعات معينة تسمح المهنيين للتنقل بشكل أفضل وثيقة، والمستخدمين العاديين يسهل عملية إعداده.

المتطلبات الأساسية

بعض القادة يعتقدون خطأ أن المراسلات التجارية يمكن أن يتم بشكل تعسفي دون اتباع أية قواعد واللوائح. لكن الخبراء الذين يتحملون المسؤولية عن ذلك، يجب أن تعرف المتطلبات الأساسية لخطاب رسمي:

1. وجود شكل خاص (الشركات).
2. الاستخدام السليم وتفاصيل المواضع.
3. يجب أن يكون نص مقروء وكذلك تحريرها. لشرح جوهر السؤال هو الأفضل إعطاء الأفضلية لمقترحات مشتركة بسيطة. ومن الضروري أن أتحدث بإيجاز إلى كل كلمة قامت كحد أقصى من المعلومات.
4. اعتمادا على نوع، ويجب أن تصدر الوثيقة وفقا لذلك. قد تحتوي الرسالة أيضا عدة جوانب. في هذه الحالة، فإن المعرض ضروري لمحاولة الجمع بينهما.
5. الاستخدام السليم للمعايير المحددة للكتابة.
6. في محاولة للحصول على محتوى الرسالة لم تكن تعبيرات الفئوية. يمكن للمتلقي تفسير العبارة على أنها تهديد. عند تصميم مقترحات أفضل استخدام الكلمات التمهيدية مثل "على ما يبدو"، "كما تعلمون"، "ممكن" و "كيف".

وهذه المتطلبات هي في الواقع يساعد على الحفاظ على إدارة الوثائق في المؤسسة.