كم عدد أوامر يتم تخزينها في اجازة؟ تخزين الوثائق HR

الوحدة الهيكلية أهم من الشركة - خدمة HR. المهنيين الذين يعملون فيها، وغالبا ما تتكون من مختلف الأوامر وتنظيم التخزين والتداول. الاكثر شهرة في نظام سير العمل يمكن أن تشمل أوامر لمغادرة البلاد. ما هي الفروق الدقيقة في تكوينها؟ ما هي فترات التخزين تحديد أوامر المناسبة التي تحكم القانون؟

الوثائق التي تتضمن أوامر بمغادرة؟

قبل النظر في مسألة عدد أوامر يتم تخزينها على عطلة الخاص بك، الدراسة التي توثق من وجهة نظر تصنيف الوثائق الداخلية للشركات المؤسسة ينتمون إليها.

وفقا للنهج مشترك، ويعزى بحق إلى أوامر على الموظفين. يتم تجميع هذه المصادر على أساس من الأعراض الشائعة في كل حالة على حدة. وثائق الموظفين يمكن أن تكون مستعدة في كل من استمارات موحدة، وحقيقة أن الشركة وضعت تلقاء نفسها.

الحالات التي تجمع بين نفس النوع من أوامر، لا ينبغي أن الجمع بين وثائق تختلف اختلافا كبيرا من حيث التخزين. النظر في الطريقة التي يمكن أن تصنف على أنها المصادر ذات الصلة في هذا المعيار.

قائمة العمر الافتراضي للمستندات الموظفين

هناك وثائق الموظفين، والتي يجب أن يتم تخزين لفترة طويلة من الزمن. لا يهم بأي شكل قانوني تعمل المؤسسة. وهكذا، ينص التشريع على أن بعض الوثائق التي يجب أن تبقى لمدة 75 عاما. وتشمل هذه، على وجه الخصوص:

• طلبات توظيف في العمل؛
• ترتيب إقالة الموظفين.

وهناك مصادر التي يمكن تخزينها لفترة أقصر كثيرا - 5 سنوات. وتشمل هذه الوثائق الموظفين:

• أوامر بمغادرة.
• أوامر لرحلات العمل.

وهكذا، فإن العمر الافتراضي للجميع أوامر عطلة عن مجموعة متنوعة من أوامر على الموظفين هي 5 سنوات.

هذه هي ملامح التشريع التنظيمي. لمعرفة عدد أوامر يتم تخزينها على عطلة الخاص بك، تحتاج إلى أي شخص إدارة شؤون الموظفين المهرة لتوثيق الصحيحة لموظفي المؤسسة. وفقا لذلك، ويمكن أن تشمل صلاحيات هؤلاء الخبراء أيضا الحفاظ على المصادر ذات الصلة.

في المقابل ربما، أن تصنف الحالات التي تنطوي على أوامر لتقديم أوراق السنوية إلى فئات منفصلة على أساس وجود قاعدة إضافية لهذا الغرض. على سبيل المثال، مع الأخذ بعين الاعتبار الهيكل التنظيمي، وتوزيع الموظفين بين الإدارات والأقسام في الشركة.

لذلك، ونحن نعرف الآن كم عدد أوامر يتم تخزينها في إجازة - خمس سنوات. ولكن هناك عددا من الميزات التي تميز الإجراء للعمل مع وثائق تتعلق بالإفراج عن موظفيها. وسيكون من المفيد لدراستها.

العمل مع وثائق الموظفين في المؤسسة: الفروق الدقيقة

أولا وقبل كل شيء، تجدر الإشارة إلى أن اللوائح القانونية، ووضع إجراءات لتنظيم تتحول الوثائق المعنية، لم يتم إجراؤها. وتحدد كل مؤسسة بمفردها أو ربما بمشورة من السلطات العليا العمل مع المصادر ذات الصلة. من أجل تحسين العمل مع وثائق الموارد البشرية، ولا سيما تلك التي تتعلق بتسجيل عطلة الموظف، وأشكال موحدة مختلفة يمكن استخدامها.

العمل مع الافراج عن وثائق: الفروق الدقيقة

إذا كنا نتحدث تحديدا عن الوثائق المتعلقة الإفراج عنهم، ممارسة خبراء التخزين الخاصة بهم يوصي مع مراعاة تصنيف:

• على الوثائق المتعلقة، إجازة دراسية مدفوعة الأجر.
• أوامر أخرى أنواع الإجازات.

لتنظيم دوران الوثائق ذات الصلة ويمكن استخدام مجموعة متنوعة من المجلات:

• أوامر التسجيل لترك.
• تحديد الإرشادات لنقل، سحب الموظفين من الإجازة.

في هذه الحالة، يتم الاحتفاظ السجلات ذات الصلة في شكل ورقي.

أي أمر - لإجازة الأمومة، للمدرسة، العقد الرئيسي - ينبغي أن تصدر على أساس أي وثيقة أخرى. وقد يكون لهذه المصادر أيضا فترات محددة من التخزين. أيضا، لأنها تجعل من المنطقي أن يصنف إلى مجموعات مختلفة من أجل تحسين وثيقة الموظفين.

تخزين الوثائق الموظفين: الفروق الدقيقة

ننظر الآن في خصائص تنظيم تخزين الوثائق الموظفين. واحدة من المهام الرئيسية لأخصائي المختصة هنا - تشكيل الشؤون. لحلها فمن المهم وضع، أولا وقبل كل شيء، وقائمة من الوقت تخزين الوثائق المتعلقة مجموعات مختلفة. يجب أن يكون لكل مصدر المعلومات الضرورية. إذا لا وثيقة معينة تلبية الاحتياجات، وليس من المستحسن أن تدرج في الصفقة.

عندما يوثق موظفي المنظمات تخزين موظف مسؤول قد تستخدم مختلفة المواصفات القياسية المعلومات ذات الصلة عن مصادر أو استخدام المعايير الداخلية للشركات.

فوق قدمنا أمثلة من الوثائق التي يمكن تخزينها لمدة 5 سنوات (على وجه الخصوص، وتشمل هذه أوامر بمغادرة)، فضلا عن أن المنظمة يجب أن توضع في محفوظات لفترة أطول من ذلك بكثير. دوران من النوع الثاني من مصادر يمكن تعديلها مع اللوائح الداخلية إضافية. على سبيل المثال، إذا كان يجب أن تبقى وثيقة 75 عاما، فإن الشركة يمكن وضع قواعد تأثير فقا لوالتي يتم إرسالها وثائق الموظفين إلى أرشيف عن أماكن السكن على المدى الطويل. في المقابل، فإن الوثائق مع حياة الرف لمدة 5 سنوات، في كثير من الحالات ليست هناك حاجة لنقلها إلى الأرشيف. يمكن وضعها في مختلف المحمية، ولكن في الوقت نفسه أكثر في متناول التعريف سريع مع الموقف المقابل.

عنصرا هاما من وثيقة الموظفين - الجرد. وهي، على وجه الخصوص، يمكن أن تستخدم شركات كوقت عند إرسال الملفات إلى أرشيف المنظمة.

ومن المفيد للنظر في سلسلة من الإجراءات أخصائي الموارد البشرية في عطلة ثائق التصميم.

الأوراق للعطلات: التحقق من أسباب للنظام

كما لاحظنا أعلاه، فإن الأوامر الصادرة من النوع المناسب على أي أساس. يجب التحقق من ذلك. بشكل عام، فإن مثل هذا الجدول الزمني الموافقة عليها من قبل موظفي الأعياد. وبالإضافة إلى ذلك، هذا المصدر يمكن أن تستكمل على طلب شخصي من الموظف في إجازة.

تم تصميم الجدول الزمني المناسب لأحكام قانون العمل، ويمكن أن تشمل واجبات الموظفين التحقق من أجل تشكيل هذا المستند من أجل الامتثال لتشريعات العمل. إذا كان الجدول الزمني هو الصحيح، وتستكمل من مصادر أخرى، وتشكيل لمغادرة الموظف. وتجدر الإشارة إلى أن القواعد قد اعتمدت في المؤسسة، التي تنص على وتفاصيل الجدول الزمني وتدون الوثائق المكملة لها في سجلات خاصة. يمكن أن يتم هذا الإجراء من أجل تحسين دوران الموظفين في الشركة (في حال أن موظفي الشركة كبيرة بما فيه الكفاية).

الأوراق للطبعة عطلة من أجل

الآن، في الواقع، عن أوامر لمغادرة البلاد. في ويمكن استخدام أمر تنفيذها شكل موحد، مثل T-6 أو T-6A، أو داخل. في هذا النظام الإيجار مدير وثيقة المقابلة جمعت عن الموظف العادي يمكن ان تكون ممثلة في بنية مماثلة. من وجهة نظر قانون العمل، فهي نفس النوع من الوثائق. ولكن، بطبيعة الحال، فإنه من المنطقي توزيعها على مختلف المسائل في الاستعانة بمصادر خارجية للموارد البشرية: أوامر للموظفين العاديين، من المحتمل أن تكون وضعت أكثر من ذلك بكثير في كثير من الأحيان من وثيقة إلى رئيس الشركة.

تنفيذ الأوامر: الفروق الدقيقة

تعبئة النموذج من أجل ترك لديها عدد من الفروق الدقيقة. وهكذا، فإن شؤون الموظفين في حل هذه المشكلة فمن الضروري:

• إشارة إلى نوع من عطلة وفقا للقواعد وتشريعات أو لوائح من قبل الشركات المحلية.
• تعكس الفترة الصحيحة للعمل في نشر أوامر في إجازة سنوية.

يجب أن تكون موقعة من قبل رئيس الشركة، إن لم يكن المخولة سلطات مماثلة الموظفين المختصين الآخرين في المؤسسة، مثل رئيس قسم شؤون الموظفين أوامر جاهزة للمغادرة.

وبطبيعة الحال، لا بد من إضفاء الطابع الرسمي في عمل المعياري المحلي منفصل هذه القوى. نشره يجب، مرة أخرى، رئيس المنظمة، وتفويض الاختصاص المناسب لشخص معين. في المقابل، فإن الشخص الذي القدرة على النظام القائم نشر أوامر الموارد البشرية التي تنتقل عن طريق يصادق على حقيقة التعارف مع اللوائح المحلية ويأخذ قائمة التزامات محددة تتعلق بتنفيذ السلطة المختصة.

الأوراق للنظام تسجيل عطلة

يجب أن تكون مسجلة في مكتب شؤون الموظفين أوامر جاهزة للمغادرة. لهذا الغرض، وحدات الهيكلية ذات الصلة من الشركات، وهي مجلة خاصة. في هذه الحالة، فإنه يمكن القيام بها في عدة نسخ، بسبب النهج خدمة الأفراد ينطبق على تصنيف الوثائق ذات الصلة للعطلات من الموظفين. ولكن إذا كان موظفو شركة صغيرة وحاجة كبيرة لتوزيع الوثائق أفراد مجموعات مختلفة لا تحدث، ويمكن إجراء سجل في نسخة واحدة.

تسجيل أوامر: الفروق الدقيقة

بين الخبراء أن هناك وجهة نظر الذي يأمر التصنيع - مطلوب حالة دخولها حيز النفاذ القانوني. هذا هو رئيس واحد فقط من توقيع الشركة قد لا تكون كافية لهذا الغرض.

عند التسجيل من أوامر لتوفير الإجازة السنوية وغيرها من الوثائق التي تتعلق فئة ذات الصلة، والحصول على رقم فريد يقوم على المصدر الذي تم تضمينه في نظام وثيقة داخلية للشركة. إجراءات تعيين أرقام المنظمة ويعرف نفسه. عادة، نظرا التسلسل الزمني أوامر خدمة أفراد تشكيل لهدأ.

العمر الافتراضي للسجل النظام

فوق لقد بحثنا في كيفية العديد من أوامر يتم تخزينها في إجازة. موقع مجموعة مدة محددة وتسجيل الوثائق ذات الصلة - هو 3 سنوات من تاريخ إدخال البيانات في الترتيب النهائي للمغادرة، التي يتم تسجيلها في المجلة. بالإضافة إلى مصادر البيانات في المؤسسة يمكن أن تتكون المجلات المساعدة الأخرى ضمن الأنشطة الفردية خدمات الموظفين لتحسين سير العمل في الشركة. الإجراء لملء الوثائق ذات الصلة يمكن تعيينها من قبل القوانين المعيارية المحلية الفردية، التي تنشر إدارة الشركة.

سائق التنظيم، وتفويض الاختصاص المناسب لشخص معين. في المقابل، فإن الشخص الذي القدرة على النظام القائم نشر أوامر الموارد البشرية التي تنتقل عن طريق يصادق على حقيقة التعارف مع اللوائح المحلية ويأخذ قائمة التزامات محددة تتعلق بتنفيذ السلطة المختصة.