تنظيم العمل مع وثائق

العمل مع وثائق HR له تأثير خاص على جودة أداء الجهاز الإداري، فضلا عن تشكيل و عمل ثقافة الموظفين. عمل أكثر مهنية جار، ونشاط أكثر نجاحا من المؤسسة ككل.

سير العمل الداخلي من أي شركة يتضمن تدابير مختلفة لإعداد، سند، شغل، نسخ، نقل المعلومات التجارية. الممارسة تبين أن نحو سبعين في المئة من الموظفين بدوام تنفق على هذه الأنشطة. ولا بد من القول أن تنظيم العمل مع وثائق أصبحت ذات أهمية متزايدة. اليوم، ويعتبر هذا النشاط ليكون واحدا من العوامل الرئيسية للقدرة التنافسية للمؤسسة الحديثة.

منظمة العمل مع وثائق تتطلب نهجا خاصا لتلقي البيانات والعمليات التجارية، عمليات تشكيل وتغيير تنسيق المعلومات. منظمة الصحيحة للعمل مع وثائق يقلل من الوقت للبحث ويزيد من دقة وتوقيتها، والتكرار القضاء.

وقد تم إنتاج ونظرا لسنوات من الممارسة ثلاثة أنواع رئيسية من العمل مع وثائق: المختلطة، واللامركزية والمركزية.

ويتضمن الشكل الأخير التركيز على هيكلة مجموعة متنوعة من العمليات المتاحة في تسيير وحدة واحدة في المؤسسة. وبالتالي وحدة قد تكون مشتركة أو إدارة شؤون الموظفين والمكاتب وغيرها. حفظ السجلات يمكن أن تجعل وشخص واحد هو وزير. في أي حال، فإن تقسيم المسؤوليات أو موظف تشمل تنفيذ دورة كاملة من الإجراءات لمعالجة وثائق استلام يحيل إلى قسم الأرشيف. وتشمل هذه الأنشطة استقبال ومعالجة المعلومات التجارية، وتسجيل وتخزين والسيطرة على التنفيذ، وإرسال والعمليات المراجع والمعلومات، وطلب قبل ان ينتقل الى الأرشيف.

منظمة مركزية العمل مع الوثائق التي تعتبر الأكثر كفاءة، وبالتالي، أكثر من الأفضل. وهذا أمر مهم خاصة في المشاريع الصغيرة. مع هذا الأسلوب، تنظيم وثائق يقلل بشكل كبير من تكلفة تدابير لمعالجة المعلومات. وبالإضافة إلى ذلك، تحسن كبير في تنظيم عمل الموظفين. في هذا النوع من العمل أكثر كفاءة المعدات المكتبية العاملة، حقق الوحدة في منهجية وإدارة الأنشطة المتصلة تجهيز الوثائق.

مقابل نظام مركزي هو مخطط مركزي. في هذه الحالة، خدماتها للعمل مع الوثائق التي لكل وحدة. في هذه الوحدات، وتجرى جميع العمليات بشكل مستقل. وهناك نظام لامركزي هو أكثر نموذجية من تلك المؤسسات والمنظمات التي يتم تقسيمهم في جهاز إحساس الإقليمي مختلفة. وعلاوة على ذلك، فإن هذا النظام عملية مناسبة لتلك الشركات، المستند الذي خصوصية مختلفة (على سبيل المثال، هناك حاجة إلى توفير حماية المعلومات).

الأكثر شيوعا، وفي الوقت نفسه، هو شكل من أشكال نظام مختلط. في هذه الحالة، جزء معين من جميع العمليات (كقاعدة عامة، لاستقبال ومعالجة الوثائق المرسلة والمستلمة والتخزين والنسخ) ويتم في الوحدة المركزية. يتم تنفيذ الأجزاء الهيكلية للمشروع في نفس الوقت من خلال طباعة الأنشطة (الخلق)، وطلب والتخزين والتحضير للتسليم إلى الأرشيف.

ويتم اختيار واحد أو الدوائر الأخرى مع الوثائق وفقا للهيكل المؤسسة.