تصنيف الوثيقة: المعايير الأساسية

لذلك كان من السهل أن نفهم لعدد كبير من الوثائق، وضعت قواعد خاصة لإعدادها وعرضها، والتصنيفات المختلفة، فضلا عن أشكال وأساليب العمل معهم المناسبة.

وتجدر الإشارة إلى أن تصنيف وثائق في غاية الأهمية لأنه يساعد على إبراز خصائصها المحددة ويجعل من الممكن استخدامها على نحو أكثر فعالية. وهو واحد من أقدم وحتى نهاية القضايا العالقة، وتطوير التي بدأت فقط في نهاية من 1960s. أكثر من نهج وثائق وزعت في مجموعات منفصلة المطبقة سابقا فقط إلى ميزات محددة فيما يتعلق بنطاق أو العلوم منفصل. إلا في الآونة الأخيرة تم إنشاء تصنيف متعدد الأبعاد للوثائق، والتي تقوم على مكونات المعلومات والمواد.

جميع الوثائق يمكن تقسيمها وفقا للمعايير التالية:

1. ظروف عملها في المكان والزمان. تأخذ بعين الاعتبار انتظام النشر (دورية وغير دورية)، وقت حدوثها (الأصلي، الأصلي، نسخة مكررة)، ومكان الصنع (الإقليمي أو الوطني أو الأجنبي)؛

2. المكون المعلومات.

• إيلاء الاهتمام لمحتوى ومستوى تجميع المعلومات (الوثائق الأولية والثانوية)؛

• ويشمل تصنيف الوثائق البعد من المعلومات المسجلة على حجم (الشكل)، وعدد من الصفحات (الكلي)؛

• الانقسام حول الطريقة التي ينظر بها المعلومات (يمكن قراءة وثائق من قبل الإنسان أو تحتاج إلى معدات فنية خاصة)؛

• ويشمل هذا تصنيف الوثائق أيضا الطابع المميز الوسائل التي تسجيل المعلومات (النص وشكل غير نصية)؛

• تسجيل البيانات طريقة فقا للتمييز بخط اليد، وطبع، الميكانيكية، المغناطيسي، والتصوير الفوتوغرافي، والبصرية، والليزر، و الوثائق الإلكترونية.

3. المكون المواد التي تشمل معايير معينة (مثل المواد من الناقل المعلومات، فضلا عن شكله والتصميم).

ومن الجدير بالذكر أن توزيع وثائق للمجموعات الفردية في المحتوى والشكل يسمح أكثر كفاءة لتنظيم عمل معها.

ومن الجدير بالذكر أن هناك أيضا تصنيف المقابلة وثائق المحاسبة حتى الآن، والتي تأخذ بعين الاعتبار محتوياتها، ومكان وإجراءات وضع والتطبيق وطريقة الاستخدام.

هذا التصنيف وثائق المحاسبة تشمل تقسيم التالية إلى أنواع:

• اعتمادا على التطبيق - الإدارية والتنفيذية، وهو ما يمثل تسجيل أو مجتمعة.

• إعداد النظام - الابتدائي وموجزة؛

• الوثائق الداخلية والخارجية؛

• عن طريق استخدام - يمكن التخلص منها وتخزينها؛

• اعتمادا على المحتوى - النقدية والمادية والتصميم.

ولا بد من القول أن هذا التصنيف يضم عددا من المعايير وواسع للغاية، لذلك يرتبط كل وثيقة لمجموعات مختلفة في نفس الوقت، ولكن يمكن أن يوصف بسمات محددة وتستخدم فقط في المجالات ذات الصلة.