تشكيل الداخلية. موظف قطاع الأعمال الخاص: وثائق pryadok إشارة الصلاحية

موظفو الشؤون تشكيل - وهي عملية إلزامية لجميع الشركات تقريبا. وفقا للقواعد المقررة في روسيا، يجب أن يكون كل صاحب عمل نوع من ملف على كل موظف. هذه الوثيقة هي قادرة على وصف العبد منذ العمالة لديها. تم العثور على الملفات الشخصية ليس فقط في العمل، ولكن أيضا، على سبيل المثال، في الجامعة. في أي حال، هذه الوثيقة الهامة. فمن الضروري لتشكيل صحيح. ولكن كيف نفعل ذلك؟ في بعض الحالات، وليس بالضرورة إبقاء هذه السجلات؟ ما يمكن وما لا يمكن وضعها في مسألة خاصة؟ فهم كل هذا ليس صعبا كما يبدو.

تحديد ملف شخصي

سجلات الموظفين خاصة - هو المستند الأصلي، الذي يخزن جميع الوثائق حول إطار معين. وهو يتألف من غطاء وتخصص الأوراق المتعلقة الرقيق.

بدء هذا النوع من الوثائق من الإطار الزمني للتوظيف. ويجب أن يرتفع إلى إقالة الموظف. بعد ذلك، يتم تحويل القضية إلى أرشيف للتخزين. تدمير هذه الوثيقة قد لا يكون لبعض الوقت.

تشكيل الشؤون - هذه ليست عملية الربط. في بعض الحالات، يمكنك تجنب ذلك. ولكن بعد ذلك جمع المعلومات حول عبدا معين سوف تكون إشكالية للغاية. عادة، ويتم هذا الإجراء في المنظمات الكبيرة. وأنشأ قاعدة بيانات كاملة حيث يتم عرض المعلومات على كل الرقيق.

إلزامية أو اختيارية؟

لقد قيل أن الموظفين لإدارة الأعمال ليست ضرورية. ولكن أي شركة تحترم نفسها لديها هذا النوع من الوثائق. عندما تشكيل الملفات الضرورية، وعندما لا؟

من الناحية القانونية المنصوص عليها أبدا قواعد في هذا الشأن. ولكن في واقع الامر انه تبين أن الشركات الكبيرة تشكل الشؤون الشخصية لمرؤوسيه، والصغيرة - لا. فمن المستحسن أن تأخذ هذه المسألة للشركات مع ارتفاع معدل دوران الموظفين.

في كثير من الأحيان، ومنظمات ليست ملفات شخصية على جميع الموظفين، ولكن فقط لفئات معينة من العمال. في معظم الأحيان، فهي:

• القادة.
• نائب القيادة؛
• كبار الخبراء في الشركة.
• الموظفين الذين يعملون مع السلع المادية (على سبيل المثال، أمين صندوق)؛
• الناس الذين لديهم فرصة للنمو الوظيفي.

فمن المستحسن أن لا يكون كسول ولإجراء هذا النوع من الوثائق على جميع المرؤوسين. عملية تشكيل شئون العاملين ليس من الصعب جدا أن نتذكر. فقط ليس كل الوثائق التي تعكس المعلومات على الإطار يمكن تخزينها هنا. ما هي ملامح هذه العملية يجب أن نتذكر؟ حتى أدنى مخالفة صاحب العمل يمكن أن يؤدي إلى يست أفضل طريقة. ولذلك عليك أن تدرس بعناية المهمة.

تخزين

لقد قيل أن الشؤون الشخصية للمرؤوسين حتى بعد رحيل شخص، لا تزال مع الشركة. لا يتم إصدارها على اليدين، ووضعها في المحفوظات الخاصة. بل لعله التخزين الإلكتروني للمعلومات عن الموظفين. ولكن على الورق الأمور يجب أن تأخذ مكان.

هناك بعض القواعد التي يجب أن تتوافق مع رب العمل. حالات التخزين - يكاد عملية لا تنتهي أبدا. لا يمكنك تدمير هذه الوثائق لمدة 75 سنوات بعد انتهاء إطار العمل.

ولهذا السبب، فإن العديد من الشركات تحاول لا تهتم جدا لجمع المعلومات حول مختلف المواضيع. فقط عدد قليل من الشركات، وهناك أكثر من 75 عاما. في كثير من الأحيان، يتم فتح شركات ومغلقة، وتبقى الملفات الشخصية في المحفوظات.

لتبسيط تخزين الملفات اخترع مجموعة متنوعة من القواعد. في تخزين المستندات الرئيسي يحدث بعد الفرز حسب الترتيب الأبجدي. بالإضافة إلى ذلك، فمن المستحسن إنشاء أرشيف عام. وهذا النهج تبسيط عملية البحث عن المعلومات على الموظفين الذين يعملون في الشركة في وقت معين.

وهناك ميزة أخرى في هذه المسألة. المشكلة هي أن بعض الأمور الشخصية وتخزينها بشكل دائم في أرشيف الشركة. وهم لم تدمر إما 10 عاما أو أكثر من 100. وبموجب هذه القاعدة قادة سقوط ملف المنظمة، فضلا عن حالة موظفي الخدمة المدنية. لا ننسى المرؤوسين، الذين لديهم الجوائز والميداليات ومجموعة متنوعة من العناوين.

وصول

في المرة القادمة - وهذا هو مسألة الحصول على وثائق الدراسة. في كثير من الأحيان العاملين فيها هم على ملف البيانات المخصصة كلية لصاحب العمل. وأنها لا تحتاج إلى معرفة الجزء الأكبر من الموظفين.

غالبا ما يتم تشفير الحالة، الوصول إليها فقط في رئيس الشركة، وكذلك في الموظفين، الذي يتشكل. لا يسمح الرقيق بسيط للاطلاع على المعلومات التي تم جمعها.

صاحب العمل يضمن السرية المتعلقة بشؤون الموظفين. في تقاسم لم يتم تقديم هذا النوع من المعلومات. بناء على طلب نسخ من الوثائق المقدمة للأفراد في يوم الفصل. والشركة هي المسؤولة للعبد لمعلومات السلامة المتاحة للشؤون الشخصية.

يجب أن نتذكر أيضا مرة واحدة وإلى الأبد - لا أصدرت تخضع الملف تحت أي ذريعة. الموظفين قد لا تأخذ الشؤون الشخصية وكذلك للمطالبة بتسليمهم. فقط عندما طرد من الممكن أن يطلب بيانات من هنا. يوفر صاحب العمل إطار نسخ فقط من المعلومات المخزنة في الشؤون الشخصية. آخر ليس من الضروري. لا الرقيق ليس له الحق في سحب هذه الوثائق المترجمة إلى شركة أخرى أو الفصل النهائي من العمل. وقد قيل - عمال ملف يحتفظ كل صاحب عمل لمدة 75 عاما. ويمكن زيادة هذا الحد الزمني في ظل ظروف معينة.

المكونات المطلوبة من الشؤون الشخصية

الآن قليلا عن الطريقة التي يتم بها ذلك هذه الوثائق. في الواقع، لم يتم المقررة قانونا لقواعد تشكيل صناديق التابعة لها. ويتم حل هذه المشكلة عن طريق إدارة الشركة. هي نفسها يحدد ما هي المعلومات للحفاظ على وكيفية تنظيم الملفات المرؤوسين. هذه هي المشكلة الرئيسية لعملية تشكيل بأكملها.

ومع ذلك، بغض النظر عن اختيار القواعد، سيتم الاحتفاظ بعض البيانات في أي حال في الملف الشخصي. ما هي الوثائق التي تم العثور عليها في جميع أنحاء هذه الوثائق؟ وهم:

• ملامح منافس.
• طلب وظيفة .
• أوامر لأماكن العمل؛
• خطابات استقالة (إن وجدت).
• ترتيب الفصل؛
• يعمل على إصدار كتاب العمل (عند الطلب أو في الرقيق الفصل).

القائمة الموضحة أعلاه - ورقة إلزامية. ولكن مع غيرها من المعلومات، قد يكون هناك بعض المشاكل. بعد كل شيء، ويمكن إجراء يست كل المعلومات تابعة لمسألة شخصية. هناك بعض القيود في هذا الصدد. على ما نقاط يجب الانتباه لتجنب شكاوى تشكيل غير السليم للملفات الشخصية للأفراد؟

الحظر

في الواقع، إذا كنت الخوض حقا في جميع مسائل التسجيل وتشكيل الوثائق الشخصية للموظفين، يمكنك الحصول على الخلط. حتى قبل أن تبدأ الأرشيف، أن نتذكر ملامح قليلة فقط. وبشكل أكثر تحديدا، والمحظورات. كانت ذات صلة لجميع الشركات، بغض النظر عن القواعد. لا:

1. تخزين الوثائق المؤقتة والدائمة في مكان واحد. يجب أن يكون ملف العمال أماكن منفصلة من أجل أن تكون قادرة على وضع الأوراق التي ليست سوى مؤقتا بين ملف شخصي. ينص أيضا على موقع تخزين المعلومات الأساسية.
2. "ضرب" وثائق. لا تخزن أية وثائق في شؤون الموظفين مع التكرارات. في نفس المجلد - نسخة واحدة.
3. جعل المعلومات الشخصية أيضا. على سبيل المثال، على المعتقدات الدينية. وتعتبر هذه المعلومات لصاحب العمل عموما لا لزوم لها. ولذلك، فإن تشكيل الشؤون قادر على تخزين مفيد فقط على وثائق العمل التي تعكس نوعية العمل المرؤوسين.

وما ثائق محددة قد تكون موجودة في هذه الملفات؟ هذا، بالإضافة إلى القضية المذكورة أعلاه، في الممارسة العملية، وجدت في المسائل الشخصية؟ لتجنب الأخطاء، يمكنك اتباع النصائح لجمع المعلومات عن الموظفين الملف.

نشر الوثائق

تكوين أفراد ملف متنوع. لقد قيل أن الشركة سوف تحدد قواعد هذه الوثيقة. ولذلك، فإننا لا نستطيع أن نقول بالضبط ما يتم تخزينها في المحفوظات. الوثائق التي تم العثور عليها على أساس إلزامي، يتم سرد بالفعل. ولكن لتجنب أي أخطاء، والتي صيغت من قبل قائمة معينة من يسمح لتخزين الأوراق. ما ينبغي أن يكون على الملف؟ إذا استثنينا تبقى الكائنات المذكورة سابقا (ومعظمها في شكل نسخ):

• نسخة من جواز السفر للمواطن.
• SNILS الرقيق (نسخة)؛
• INN (وليس الأصلي)؛
• ID العسكري.
• وثيقة (ق) من التعليم؛
• الصور (لا الشخصية، والمصممة لمحات)؛
• ميزة من الأماكن السابقة من العمل (إن وجدت).
• الوصف الوظيفي لوظيفة معينة.
• السيرة الذاتية.

لا ننسى أن أي صاحب عمل مسؤول من أجل الامتثال لسير العمل، فضلا عن سلامتك، ومجموعة متنوعة من الأعمال. على سبيل المثال، في رفض توقيع قرار الفصل. يجب أيضا أن يتم تخزين هذه الوثائق في الشؤون الشخصية. نتائج أعمال التقييم والأوامر الأخرى التي تؤثر على عمل إطار - ما زال عدد قليل من البنود المسموح بها لإدراجها في الملف.

نقطة أخرى مهمة - هو تخزين ما يسمى جرد من الملف الشخصي. الوثيقة التي يمكن أن تجلب الكثير من المتاعب لصاحب العمل. وينبغي أن يكون إلزاميا في كل حالة على حدة. خلاف ذلك، يمكنك إلقاء اللوم على القيادة التي تطبق بعض الصحف بشكل غير قانوني. جرد ملف الموظفين - هو وثيقة خاصة أن يسرد كافة الوثائق المرفقة إلى مجلد. تقع في بداية الملف. دون جرد من صاحب العمل قد تواجه مشاكل. الموظف قادر على أن تتهم بالتزوير أو سرقة بعض الوثائق.

ملف الموظفين تشكيل - عملية ليست صعبة، إذا أعدت بشكل صحيح. يجب على صاحب العمل ببساطة تجعل هنا جميع المعلومات الهامة عن أنشطة الموظف. ولكن المعلومات الشخصية عن الموظفين جعل محظورة. فقد كان مثالا للدين. تكوين الأسرة وخصائص صورة إشارة حياة الرقيق - هو أيضا من المحرمات.

ولكن بعض الموظفين الإنجازات يجب أن يتم في الشؤون الشخصية. هذا - وليس عنصرا إلزاميا، ولكن من المستحسن عدم إهمال ذلك. وخصوصا عندما يتعلق الأمر الموظفين الموهوبين حقا. هل يجوز إدخال المعلومات التي وردت من الجوائز والألقاب والجوائز والميداليات والشهادات.

ليس كثيرا

وثائق في ملف شخصي قد تكون مختلفة، وهذا أمر مفهوم. تم تعيين قائمة الدقيق من قبل كل شركة لتقدير المدير. ولكن لم يتم سرد قائمة الأكثر شيوعا للأوراق المالية. عندما ينبغي أن يكون تشكيل وصيانة الملف على بينة من قاعدة واحدة صغيرة. هذا هو البند المطلوب، لا يجوز انتهاك منها. إجراء الشؤون الخاصة - الاحتلال مسؤولة. فهو يتطلب رعاية خاصة.

فهو يقع في حوالي حجم الشؤون الشخصية. وفقا للقواعد ويمكن القول أن سمك مجلد تحت ملف تراجع من إطار معين، يجب أن لا يتجاوز 4 سم. وإذا كان حجم أكبر من الحد الذي وضعته، فمن الأفضل لبدء عمل تجاري جديد. وفقط ما علامة عليه تحت ستار استمرار الوثائق الموجودة.

في الممارسة العملية، وهي حالة نادرة جدا، والتي سماكة تصل إلى أكثر من 4 سم. لذلك، يجب أن نتذكر فقط للقواعد المقررة ولا تقلق بشأن عدم الامتثال لها. إذا كان الإطار هو الكثير جدا الوثائق، يتم إجراء اختبار خاص. وفقا لنتائجها صاحب العمل أن تبت في تقسيم الملفات الى عدة اجزاء.

المتطلبات الأساسية

الإجراء لتشكيل حالات بسيطة. وهو ما يكفي لتحديد أي نوع من الوثائق يمكن تخزينها هنا. وعلاوة على ذلك أن نتذكر حد معين سابقا. ثم أنشئت بالفعل الأعمال. الخطوة الأولى هي صناعة الأغطية. ما يكفي لشراء مجلد خاص يسمى "الأعمال". وعادة ما يتم تخزينها جميع وثائق إطار معين.

بعد ذلك، على صفحة الغلاف هو مكتوب (في هذه الحالة غلاف المجلد) المعلومات الشخصية على الإطار. وهي - اسم في الجزء السفلي وضعت في وثائق تاريخ بداية إلزامية. ما ينبغي أن يكون على الملف؟

يتم تطبيق الجرد مثل الصفحة الأولى. ويمكن تجاهلها، ولكن لا ينصح به. هذه الورقة هي الحياة أسهل بكثير وإزالة المسؤولية من صاحب العمل للسلامة وضعها في ملف وسائل الإعلام - وهذا أمر غير مدرج في قائمة الجرد لا يتم تخزينها في ملف شخصي.

بعد ذلك، في مجلد وضعت مجموعة متنوعة من الوثائق التي ترتبط مباشرة إلى الرقيق. تشكلت كجزء من الملف الشخصي. فإنه من المستحسن أن وضع النسخ أو أصول المستندات ورودها - الشخصية مقدم الطلب الأول، ثم طلب وظيفة، رسالة من صاحب العمل من التعيين في موقف معين، وهلم جرا. وينتهي الأمر بأمر من الطرد وقعت الفعل من الحصول على كتاب العمل.

هذا ليس كل شيء. عملية تشكيل الشؤون - هو عمل تستغرق وقتا طويلا، على الرغم من أنها بسيطة نسبيا. هناك قيود طفيفة أخرى، وهي قادرة على جلب بعض الإزعاج لصاحب العمل. الموظفين، والتي تنص على إدخال معلومات في ملفات خاصة المرؤوسين، ينبغي أن ترصد عدد من الأوراق في مجلد. لا ينبغي أن يكون هناك أكثر من 250 قطعة. في فائض يتم وضع الجزء الثاني من الملف الشخصي للموظف معين.

مجلة

الآن أفهم كيفية تشكيل موظفي الشركة. في هذه العملية كلها لا تنتهي عند هذا الحد. إذا قررت الشركة لإجراء هذا النوع من الوثائق، يجب أن يكون لديها مجلة خاصة بالأحوال الشخصية. ما هو؟

هذا العنصر هو قائمة بجميع الملفات المتوفرة على الموظفين. هنا يتم نشر أرقام المؤسسات الشؤون، (شخصي) المرؤوسين البيانات الشخصية، تاريخ تشكيل مختلف "المجلدات الشخصية".

عينة سجل واحد لا. صاحب العمل لديها كل الحق في إنشاء مثل هذه البيانات أرشيف حسب تقديرها. في السنوات الأخيرة، وهو شكل شائع للغاية من مجلة الإلكترونية. وهناك فكرة جيدة لأولئك الذين لا تريد أن تفعل الكثير من الأوراق. الشيء الرئيسي - في الوقت المناسب لملء الحقول المناسبة للمجلة. ثم أنه من الممكن من دون أي مشاكل للعثور على المعلومات لكل موظف.

استنتاج

من الآن فصاعدا، فمن الواضح كيفية تشكيل الملف الشخصي. هذه هي عملية بسيطة جدا ولكنها معقدة، إجراءات التي ليست ثابتة بموجب تشريعات الاتحاد الروسي. مجموعة أرباب العمل الوثائق الخاصة التي سيتم تخزينها في المسائل الشخصية. عرض المعلومات يمكن أيضا أن يكون محددا.

فمن المستحسن عدم تطبيقه على الشؤون الشخصية من وثائق أصلية - نسخ فقط في نسخة واحدة. إلى ملف العاملين لديها في أن يعامل مع عناية خاصة - معلومات تسربت المسجلة في هذه الوثائق يمكن أن تستفيد من رئيس للمشكلة. بعد جمع البيانات التابعة لها، كما قيل، يتعهد صاحب العمل لضمان السرية التامة للمعلومات. هذه القاعدة تنطبق أيضا على وقت العمل، ومدة تخزين الوثائق بعد اطلاق النار أطلقت. هذا كل شيء. معلومات أساسية عن تأطير حالات التحقيق بشكل كامل. يجب أن خصائص وتكوين العملية ستكون للتعلم من كل شركة. البعض لا تحاول أن تفعل ذلك. مما شؤون (الشخصية) - ليست إلزامية، ولكنها مفيدة جدا لصاحب العمل للقيام به.