متطلبات الأرشفة. القواعد الأساسية لأرشيف المنظمات

يمكن أن يكون الأرشيف بمثابة تقسيم هيكلي منفصل لمنظمة أو أن يكون جزءا لا يتجزأ من عمل المكتب. ذلك يعتمد على حجم سير العمل الحالي.

كيفية تنظيمه

يتطلب إنشاء أرشيف لأي مؤسسة أو منظمة تنفيذ مجموعة من الأنشطة المحددة:

1. سيكون من الضروري اختيار غرفة تخزين مناسبة للوثائق وتجهيزها بشكل صحيح.
2. وينبغي الحرص على تهيئة ظروف من هذا القبيل تتفق مع الظروف المعيارية.
3. ومن الضروري تجهيزها من وجهة النظر التقنية - لشراء وتركيب المعدات اللازمة للأرشيف.
4. ويجب على الوديع أن ينظم إجراء لتنظيم أرشفة جميع الوثائق اللازمة.
5. وينبغي وضع الإطار التنظيمي لهذه الوحدة والموافقة عليه.

ويضمن تنفيذ هذه التدابير الحفاظ على الوثائق الأرشيفية والحفاظ عليها في الدولة المطلوبة.

من هو أرشيفي؟

وما هي متطلبات الموظفين الذين سينظمون المحفوظات ويزيدون تخزين الوثائق؟ هل يمكن الجمع بين مواقف أمينها، وعلى سبيل المثال، كاتب أو كاتب؟

أرتشيفيست هو اختصاصي مهمته هي تنظيم الأنشطة الأرشيفية. ومن أجل سلامة الوثائق الموكلة إليه، يتحمل المسؤولية الكاملة. عمله مستحيل دون مرور تعليم معين أو حتى (إذا لزم الأمر) التدريب في مؤسسة أرشيف الدولة.

ويمكن نقل وظائفها إلى موظف آخر، وهو عمل بدوام جزئي. وكقاعدة عامة، يتم تعيين واجبات المحقق في المحفوظات لموظف واحد في حال كان حجم الوثائق المودعة كبيرا بما فيه الكفاية. وفي المنظمات الكبيرة، يوفر ملاك الموظفين وظيفة منفصلة لهذا الغرض. وفي الحالة نفسها، عادة ما يتم وضع تعليمات رسمية تشير إلى أنواع الأعمال الموكلة إلى المحفوظات، فضلا عن واجباته وحقوقه.

الشيء الرئيسي هو النظام

وتنتقل الحالات في محفوظات المنظمة وفقا لجدول زمني مصمم خصيصا. وينبغي تنسيق تجميعها مع رؤساء كل وحدة من الوحدات الهيكلية، التي ستنقل الوثائق، ويوافق عليها أمين المحفوظات. وبما أن وثائق العمل في الأرشيف لا تخزن فحسب بل تستخدم أيضا دوريا، فمن الضروري تحديد قواعد إصدارها (إذا لزم الأمر) وفقا للطلبات المقدمة من موظفي المنظمة، فضلا عن أصحاب المصلحة من الأطراف الثالثة.

ويجب الإشارة إلى إصدار الوثائق في بعض سجلات التسجيل. ولتجهيز العملية، هناك أوامر بالمتطلبات، وأفعال لنقل القضايا المتعلقة بالاستخدام المؤقت للمنظمات الخارجية (من بين أمور أخرى، قد تشمل مكتب المدعي العام والمحكمة). وتصدر الوثائق لمدة تصل إلى شهر واحد لموظفيها لمدة تصل إلى ثلاثة أشهر لممثلي الهياكل الخارجية.

القواعد الأساسية لأرشيف المنظمات

يعمل الأرشيف، فضلا عن أي تقسيم هيكلي، على أساس لائحة خاصة معتمدة من قبل الإدارة. ويلتزم موظفوه بتوصيف وظائفهم في عملهم. وتحدد اللوائح المعتمدة في المؤسسة القواعد الأساسية لتشغيل محفوظات المنظمات (الحالة والوظيفة وقياس الحقوق والمسؤوليات وتكوين الوثائق اللازمة). وتشمل مهامه الرئيسية ما يلي:

1. لاستكمال الأرشيف مع المستندات التي تم إدراج تكوينها في قسم منفصل من هذه اللائحة.
2. الاحتفاظ بسجلات المواد وضمان سلامتهم.
3. تطوير جهاز علمي ومرجعي للوثائق المتاحة.
4. السماح بإجراء إجراء استخدام مواد الأرشيف.

إذا كان لدى المنظمة وثائق يمكن أن تتعلق صندوق أرشيف الاتحاد الروسي، ثم إعداد ونقلها للتخزين الدائم إلى مستودع الدولة هي واحدة من المهام الخارجية لهذه الوحدة الهيكلية.

وظيفتها

وتتبع مهام الأرشيف بانتظام من المهام الموكلة إليه. أهمها:

1. الحفاظ على قوائم مصادر الاستحواذ الخاصة بك، وهذا هو، المنظمات أو الوحدات الهيكلية.
2. تلقي منها في شكل منظم وثائق للتخزين.
3. تأخذ في الاعتبار المواد الواردة وضمان سلامتهم كاملة.
4. لإنشاء والحفاظ على نظام المساعدة المتعلقة الوثائق الأرشيفية.
5. الحفاظ على الطابع المعلوماتي للإدارة وجميع الوحدات الهيكلية للمنظمة.
6. تنظيم إصدار واستخدام الوثائق وفقا لطلبات الأفراد والأطراف الثالثة، أن تأخذ في الاعتبار وتحليل عملية هذا الاستخدام.
7. إعداد البيانات والردود الرسمية على طلبات المواطنين ذات الطابع الاجتماعي والقانوني.
8. القيام بأنشطة لتقييم قيمة وثيقة معينة، وتنظيم إجراءات نقلها للتخزين الدائم إلى أرشيف البلدية أو الدولة (في حالة عندما تكون هذه المنظمة من بين مصادر الحصول على المحفوظات المذكورة أعلاه).
9. التحقق من صحة التسجيل وتشكيل الحالات الأرشيفية في مصادر الاستحواذ - سواء في وحداتها الهيكلية أو في المنظمات الأخرى.
10. تنظيم العمل على تسيير الأعمال التجارية للمؤسسة.
11. تقديم المساعدة العملية والمنهجية في العمل مع الوثائق لكل وحدة هيكلية.
12. المشاركة في عملية تطوير أرشيفية الأعمال وإدارة الوثائق الدعم.
13. المشاركة في الأنشطة المنفذة بغرض تحسين مهارات الموظفين والموظفين في الأرشيف في الوظائف المتعلقة بدعم إدارة الوثائق.

أين تضعه

لننظر الآن، ما هي متطلبات وضع الأرشيف. والشيء الأكثر أهمية الذي ينبغي مراعاته هو أنه لا ينبغي وضعه في أي هياكل متهدمة، أو مبان مصنوعة من الخشب، أو مبان قد لا تحتوي على أماكن أساسية فحسب، بل أيضا على أخلاق مع أقبية، وجود موقد التدفئة.

إذا، على العموم، يتم تكييف هيكل لتخزين الوثائق الورقية، غرفة معزولة هي محفوظة بالضرورة للأرشيف.

إذا كانت مؤسستك تخطط لإنشاء أرشيف خاص بها في المستقبل القريب، أدناه يمكنك التعرف على قائمة المتطلبات التي يجب أن تؤخذ بعين الاعتبار في عملية الإعداد. لذا، ما هي المتطلبات الأساسية للأرشفة، التي تتمثل مهمتها في تخزين جميع الوثائق اللازمة بعناية وموثوقية؟

قائمة بما يجب أن يكون متاحا

1. الأرشيف.
2. الفرضية المقصود لاستقبال الوثائق، والتخزين المؤقت، وأيضا التأقلم.
3. الغرفة التي سيتم فيها استخدام الوثائق.
4. غرفة عمل (أو غرفة) للموظفين.

عندما يكون المكان غير كاف ...

في حالة أن منطقة الأرشيف لا تسمح بتخصيص عدة غرف، يجب تقسيم مساحة واحدة إلى مناطق تفصلها أقسام. والشرط الرئيسي، الذي يجب أن تلتزم بدقة في هذه الحالة - معزولة عن كل أماكن أخرى من تخزين الوثائق والعمل معهم.

يجب إزالة مبنى منفصل أو مبنى تم إنشاؤه كمخزن للوثائق، يستخدم كأرشيف، من الأشياء الخطرة من حيث إمكانية نشوب حريق. ومن الأمثلة على ذلك مواقف السيارات، ومحطات الوقود أو المرائب. وفي المنطقة المجاورة مباشرة لمبنى الأرشيف أو موقعه، ينبغي ألا تكون هناك أشياء تستخدم كمصدر لتلوث الهواء.

ومن الناحية المثالية، ينبغي أن تكون المحفوظات دائما في مبنى منفصل، مصمم فقط لهذا المبنى، الذي يتماشى مع جميع القواعد واللوائح الضرورية. ولكن لسوء الحظ، فإن الواقع يملي شروطه، وفي معظم المنظمات، يتم تخزين الوثائق في أماكن موجودة بالفعل، وتحويلها وتكييفها لهذه الأغراض.

ما تقول القواعد

دعونا نتعرف على المتطلبات التنظيمية للمباني ومباني الأرشيف. وهي كما يلي:

1. وينبغي أن يعامل المبنى، حيث يفترض أن يكون لديه مرفق تخزين مستقبلي، كمرفق إداري. يمنع منعا باتا وضع الأرشيف حيث توجد خدمات التموين، ومخازن المواد الغذائية، يتم تخزين المواد من فئة الحريق الخطرة والعدوانية، وتستخدم التقنيات الكيميائية المناسبة.
2. ولا يمكن وضعه في غرفة غير مدفأة ولا يلاحظ فيها متطلبات صحية وصحية. وقد سبق ذكر عدم مقبولية مبنى الأرشيف المتداعي.
3. ومن المهم بشكل خاص الامتثال لمتطلبات الحريق لوضع الأرشيف. إن سلامتها للحرائق المحتملة هي واحدة من أبسط الشروط لتخزين موثوق بها من الوثائق. وفي كانون الثاني / يناير 2009، وافقت وزارة الثقافة الروسية، بموجب الأمر رقم 3، على عدد من المتطلبات التنظيمية المنصوص عليها في القواعد الخاصة للسلامة من الحرائق بالنسبة إلى محفوظات الولايات والبلديات في الاتحاد الروسي. عند تخزين وثيقة، يجب مراعاة هذه اللائحة بدقة.
4. يجب أن يضمن بناء المبنى عدم إغراقه. يجب أن تحتوي الغرفة على مخرج احتياطي. ولا يسمح بأي حال من الأحوال بتمرير خط أنابيب رئيسي (محمل أو غاز).

هل من الممكن وضع الأرشيف في الطابق السفلي؟

فمن المستحسن للغاية عدم وضع تخزين الأرشيف في غرفة الطابق السفلي، والأرضيات العليا، أو لإعادة تجهيز مساحة دور علوي على هذا النحو.

وفي حالة الضرورة الحادة، قد تكون هناك استثناءات لهذه القاعدة. وهي تؤخذ عندما يكون الطابق السفلي جاف ومدفأ جيدا، ومجهزة التهوية الاصطناعية، وقادرة على توفير مرتين أو ثلاث مرات تبادل الهواء في غضون ساعة. لا يمكن حفظ الأرشيف في الطوابق العليا أو في غرفة العلية إلا إذا تم ضمان نظام درجة الحرارة والرطوبة المناسبين.

من المهم جدا متطلبات وضع الأرشيف فيما يتعلق بجهاز الأسلاك. يجب أن يكون نوع مغلقة مع مآخذ التوصيل المحكم. يتم تزويد أسلاك المعدات الكهربائية المحمولة بعزل من المطاط. لا يمكن أن يكون لديك مخزن من مفاتيح عامة أو أرضية في المبنى.

يتم اختيار المواد غير الغبار وغير قابلة للتآكل ومواد البناء لإنهاء التخزين الأرشيفية. يجب أن يكون نظام إطفاء الحريق مجهزا بوسائل محايدة وآمنة للمستندات. لا يسمح باستخدام النار في التخزين، لتشغيل أجهزة التدفئة أو وضع الأجسام الغريبة.

دعونا نلخص النتائج

بعد جعل المنطقة المختارة متوافقة مع جميع المتطلبات المذكورة أعلاه للأرشفة، يتم اتخاذ قرار نهائي بشأن ما إذا كانت مناسبة أو غير صالحة للاستعمال. ومن الممكن اتخاذ مثل هذا القرار بعد التحقق من التفتيش الصحي والوبائي والإشراف على الحرائق الدولة. يمكن وضع الأرشيف حيث هو المقصود، إلا بعد إجراء لاجتياز فحص مفصل.

والغرض منه هو توضيح مقاومة الحريق من الغرفة وتحديد الدرجة المناسبة، للتحقق من الهياكل الرئيسية لقوة التحمل، للتحقق من قوة الطوابق بين الطوابق من حيث الحمل المحتمل (معدات للأرشيف ووزن الوثائق المخزنة)، والتحقق من توافر والحالة الراهنة للأنظمة التهوية والتدفئة.

يشارك ممثلو المنظمة (عادة موظفو الأرشيف المستقبلي) وموظفو جميع الخدمات ذات الصلة - البناء، الحريق، الأمن، وما إلى ذلك، في التدقيق، وتنعكس نتائج الفحص في الإجراء النهائي.