السجلات الأرشيفية تنظيم الإدارة: GOST، تعليمات والوثائق والقواعد. مبادئ توجيهية لإدارة السجلات الأرشيفية

تحتوي على قواعد إدارة السجلات الأرشيفية المتطلبات الرئيسية للعمل مع الأوراق والمواد لم يشارك في الأنشطة الحالية للشركة. تتم صياغتها وفقا للالحالي الإطار التنظيمي، معالجة نطاق التنظيمي وتصنيف وتخزين المعلومات. المصطلحات الأساسية المستخدمة في إطار المعيار مجموعات لإدارة السجلات الأرشيفية. عند صياغة لهم في التقدم الاعتبار في استخدام التكنولوجيا وتكنولوجيا المعلومات المتقدمة. مواصلة النظر في أساس إدارة السجلات الأرشيفية.

حدوث

إرشادات تطبيق لإدارة السجلات الأرشيفية للوكالات الحكومية. كما يطلب منهم للشركات العاملة في أنواع معينة من العمل. على وجه الخصوص، تطبيق الأنظمة في جزء من الوصف، وتسجيل وحفظ واستخدام وثائق صندوق المحفوظات التابعة للاتحاد الروسي، أشار إلى أملاك الدولة.

التقسيمات الفرعية للمؤسسات، والعمل مع الفيلم، والتسجيلات الصوتية، والفيديو، والصور، والخرائط، والعلوم والتكنولوجيا والمعلومات والقياس، الخاضعة لأحكام المنصوص عليها في التخطيط وإعداد التقارير.

واجب والحق في تكوين المنظمات في المحفوظات لتخزين مؤقت من وثائق RF AF يوفر أساس التشريع القطاعي (من عام 1993)، والموقف (في الفترة من 1994 و 1998، على التوالي). الإطار التنظيمي تشكل الإجراءات القانونية ذات الأهمية الإقليمية. تعتبر لا تنطبق قواعد وثائق، العمل الذي ينظمه القانون الاتحادي № 5485-1 والمرسوم الرئاسي № 1203 من 1995/11/30، و

اكتمال

ومن التجديد المنهجي للقاعدة وثائقي من وحدات المؤسسة. اختيار يتضمن تحديد:

1. مصادر.
2. تركيبة المواد التي يتم استلامها.

وكجزء من هذا النشاط كما نفذت النقل المباشر من وثائق الأرشيف. كمصادر هي:

1. وحدات المؤسسة.
2. الأشخاص الطبيعيين.
3. هيكل المرؤوس.

تكوين المواد

عن السجلات الأرشيفية تعليمات إدارة مجموعات يتم تنفيذ هذا الاستحواذ مؤقتا (أكثر من 10 سنة) حالات والتخزين الدائم. يلخص أيضا معلومات عن الموظفين. الحالات التي يكون فيها العمر الافتراضي للأقل من 10 سنة، وكقاعدة عامة، لا يتم نقل المحفوظات. وهي واردة في الأجزاء ذات الصلة من المؤسسة. في نهاية العمر الافتراضي لهذه الامور ليتم تدميرها. تنتقل تفاصيل شخصية الفرد بناء على طلب المالك. وفي وقت لاحق، ويتم إرسالها إلى الدولة المرسلة في محتوى دائم. يجب أن يكون نقل أيضا المواد الشركات السلائف والهياكل التابعة تصفيتها.

إدارة السجلات الأرشيفية والتسميات

الموظفين المصرح لهم أداء العمل بمواد معلومات الشركات، وجعل قائمة منهجية من الحالات. ودعا نومنكلاتورا. في تشكيلها يدل على العمر الافتراضي لل مواد. عن السجلات الأرشيفية دليل إدارة يصف تقسيم أذن لرصد وتسهيل تقديم الخدمات في صياغة التسميات. يخدم قائمة منهجية كأساس لتشكيل مخزونات من المواد الإعلامية (حتى 10 سنة) الدائمين والتخزين المؤقت. التسميات هي أيضا وثيقة محاسبة كبرى. يتم استخدامه لتسجيل حالات التخزين المؤقت، بما في ذلك مدة أقل من 10 عاما. ويمكن استخدام هذا المخطط المنهجي التسميات التي أنشئت عند وضع الأفعال ملف بطاقة تنفيذها.

تصنيف

حفظ السجلات الأرشيفية تتم إدارة على ثلاثة أنواع من التسميات:

1. نموذجي.
2. نموذجية.
3. فرد (لشركة معينة).

أول يحدد تكوين المواد الناتجة في المؤسسات المماثلة. يعتبر تسمية موحدة لتكون وثيقة تنظيمية. يحدد المنهجي التقريبي تكوين تقريبي من المواد الإعلامية للشركات التي تغطيها عملها، مشيرا إلى المؤشر. لها طابع التوصيات. هذه الأنواع من منهجة المستخدمة في تشكيل مجموعة من الأفراد ونقله إلى أنه من دون تغيير.

إعداد الميزات

وثائق إدارة السجلات الأرشيفية الشركة منهجيا في شكل المحدد وفقا للتسمية الوحدات الهيكلية. وهذه الأخيرة يجب أن يتم الاتفاق وقعه قادة.

ويتكون تسمية المشروع في شكل عام. وبالأحرف الأولى من قبل رئيس الأرشيف أو الشخص المسؤول، الذي وقعه رئيس توفير خدمة أو الموظف المختص. يجب الموافقة على تسمية من قبل لجنة الخبراء، ومن ثم اعتمادها من قبل مدير الشركة. بعد القيام بهذه الإجراءات المنصوص رؤساء الأقسام الهيكلية للمؤسسة مستخرج من الأقسام ذات الصلة.

التسميات للعام المقبل التي تشكلت في الربع الأخير من الفترة الحالية. ويتم التنسيق من 1 على الأقل مرة في 5 سنوات. إذا قمت بتغيير هيكل ووظائف المؤسسة، وهي التسمية الجديدة.

إجراءات جمع الشؤون

تشكيل تجمع المشار أداء الأعمال وفقا للتسمية. وتشمل تنظيم إدارة السجلات الأرشيفية وتنظيم المعلومات وفقا لاسم المجلد. لا يسمح تجمع النسخ المكررة والمسودات. الاستثناءات هي مركبات ذات القيمة العالية. يجب عدم وضعها في مجلد ورقة يمكن إرجاعها.

يتم تنفيذ الحفاظ على حفظ السجلات الأرشيفية في توفير المعلومات خدمة مناولة المواد مركزية، وعلى مركزية - كل من الوحدات الهيكلية، وتقسيم أعلاه. يتم تنفيذ تجمع تحت الإشراف المباشر من الأشخاص المسؤولين عن سلامة وسائط التخزين. إذا لزم الأمر، قد تكون متورطة موظفي الدولة الأرشيف.

المتطلبات الأساسية

ويتم إدارة السجلات الأرشيفية وفقا لمتطلبات اللوائح. في تشكيل المجلدات مع شركات المعلومات بحاجة إلى تلبية المتطلبات التالية:

1. يتم تجميع المواد للتخزين المؤقت والدائم على حدة.
2. يتم تضمين مجلد في نسخة واحدة لكل ورقة.
3. يجب أن يكون المجلد المواد الحالية لمدة سنة تقويمية واحدة. من هذه اللائحة، ومع ذلك، هناك استثناءات. وتشمل هذه:

• الملفات الشخصية، التي تتشكل خلال كامل مدة الموظف المعني؛
• المواد والهياكل لجان منتخبة دائمة معهم، نائب مجموعات، منظم في الفترة من الدعوة.
• المؤسسات التعليمية الورق وتنفيذها وتجميعها في العام الدراسي.
• المواد المسرحية، واصفا أنشطة الموسم.
• وتاريخها، وهلم جرا.

يجب أن يكون المجلد أقل من 250 ورقة في سماكة لا تزيد عن 4 سم.

التجمع من الإجراءات الإدارية

تتطلب إدارة السجلات الأرشيفية المنهجي من أنواع مختلفة من ناقلات المعلومات. هذه السمة بما في ذلك والإجراءات الإدارية. يتم تجميعها وفقا لنوع والتسلسل الزمني من التطبيقات:

1. أحكام القوانين التي وافق عليها القوانين التنظيمية، بمثابة المرفقات. يتم تجميعها معا. إذا تمت الموافقة على الأحكام والأنظمة والقوانين كأعمال منفصلة، منهجة لهم في حالات فردية.
2. يتم تجميع الأوامر والقرارات الصادرة عن الهياكل العليا لتنفيذها حسب المناطق للمؤسسة.
3. أوامر المتعلقة بشؤون الموظفين ومنظم وفقا لفترة الاحتفاظ. مع كمية كبيرة من المواد الإعلامية أعمال نفعية على جوانب مختلفة من الشركة، مجموعة على حدة.
4. والمقنن أوامر في المجالات الرئيسية للنشاط على حدة من الأعمال على الموظفين. على سبيل المثال، يتم تضمين نظام إدارة السجلات الأرشيفية في نفس المجلد، وتعيين رئيس قسم مسؤولة - إلى آخر.
5. الحدود المعتمدة والتقارير والتقديرات، وقوائم مفصلة وخطط وهلم جرا. تجميعها بشكل منفصل منها المشاريع.
6. ويتم الموقع من الوثائق في الملفات الشخصية في ترتيب ورودها.
7. فواتير أجور الموظفين الوجه منهجية في مجلدات منفصلة. وهي مرتبة حسب الترتيب الأبجدي.
8. الشكاوى والاقتراحات وشكاوى المواطنين المتعلقة بأنشطة الشركة، يتم تجميع السجلات النظر فيها وتنفيذها بشكل منفصل من الشكاوى من الأفراد لأمور شخصية.
9. ويتم النظاميات المراسلات عادة في فترة التقويم في الترتيب الزمني. في هذه الحالة، يتم وضع الإجابات بعد الأسئلة. في حالة التجديد المراسلات حول موضوع معين، والتي بدأت في العام السابق، والوثائق المدرجة في مجلد الفترة الحالية. في هذه الحالة يشير مؤشر من العام السابق.

صنع حاملات المعلومات المقبولة لحفظها

وتقدم إدارة السجلات الأرشيفية عددا من الشروط للوحدات الهيكلية، والعمل مع وثائق ورقية. قد تكون حاملة جعل الجزئي أو الكامل. ان ذلك يعتمد على فترة التخزين. ويتم التسجيل الكامل في احترام وثائق مؤقتة (أكثر من 10 عاما) وهو محتوى دائم، فضلا عن الأعمال على الموظفين. أنها تنطوي على:

1. غلاف مجلد / الموثق.
2. ترقيم الأوراق.
3. وضع على صفحة الشهود.
4. تشكيل المخزون الداخلي إذا لزم الأمر.
5. إجراء تعديلات على تفاصيل ورقة الغلاف. ويمكن أن المس اسم المؤسسة، رقم تسجيل المجلدات، وتواريخ المتطرفة، وهلم جرا.

المواد للتخزين المؤقت، بما في ذلك مدة أقل من 10 عاما، فيما يرجع جزئيا. لذلك، لا يسمح لتنفيذ المنهجي للأوراق المالية في مجلد، والقوائم غير مرقمة، لا يكون من التسمية الاطمئنان.

الفروق الدقيقة

إدارة السجلات الأرشيفية - وهو النشاط الذي المتخصصين لا توفر فقط ناقلات معلومات السلامة، ولكن أيضا فرصة للعمل معهم إذا دعت الحاجة إلى ذلك. لهذا الغرض، تحظر الأفعال التي تشكل المجلد التي رفعها أربعة ثقب في غطاء من الورق المقوى. ويسمح لهم أيضا لربط النظر في إمكانية قراءة النصوص والقرارات ومواعيد التأشيرات في جميع الأوراق.

استعدادا لتجميع كل السحابات المعدنية تتم إزالتها. وترد المواد المعدة للتخزين الدائم وتتكون من أعمال قيمة أو غير منسق ولا سيما في مجلدات بوابات ثلاثة صمام مع سلاسل أو في صناديق خاصة.

عندما تكون موجودة في وثائق مجهولة الهوية ذات طابع شخصي (كتب العمل، وبطاقات، وبطاقات عسكرية، وما إلى ذلك). وضعوا في مظروف منفصل وتقديمه لبقية المواد. في نهاية المجلد يجب أن تكون موجودة فارغة رقة الشهود. في بداية المجلد خياطة استمارة جرد الداخلي. لضمان سلامة وترتيب ترتيب كل ورقة مرقمة بالأرقام العربية. لا تنطبق هذه القاعدة على الصفحة، وأشكال الشاهد عن المخزون. يتم وضع الرقم في قلم رصاص في الزاوية اليمنى العليا.

ورقة الشاهد

وهي مصنوعة وفقا للترتيب. أنه يحتوي على كلمات وأرقام:

1. عدد الأوراق مع الترقيم.
2. عدد الصفحات المخزون الداخلي.

وينص-الشاهد ورقة أيضا عددهم خصوصية. على وجه الخصوص، لتحديد ما إذا كانت هناك مؤشرات ورموز المفقودة، أرقام الصفحات بحروف مع الصور لصقها، وصفحات شكل كبير، وهلم جرا. وبالإضافة إلى ذلك، على ورقة تشير إلى وجود طبع النشرات في مجلد، إن لم تكن قد تميزت في ترقيم الرئيسي. ورقة الشاهد vised مترجم. يجب وضع علامة تغييرات لاحقة في حالة وتكوين المجلدات به مع الإشارة إلى الأفعال ذات الصلة. لا يجوز جعل الصفائح الشاهد على صفحة العنوان من مجلد أو دوران صافي من الصفحة الأخيرة من المستند في ذلك.

المخزون الداخلي

تتشكل لتخزين والمحاسبة المعلومات في الوقت المادي (أكثر من 10 سنوات) والمحتوى المستمر. المخزون الداخلي كما جمعت للشركات التي أنشأتها أصناف من الوثائق، والعناوين التي لم يكشف عن محتوياته. في الشكل الذي ينبغي أن يقدم بيانات عن الأرقام التسلسلية من الهجمات في الفهارس مجلد، والعناوين والتواريخ وأرقام الصفحات.

لجرد الداخلية المرفقة المحضر الموجز. وذكرت في الأرقام والكلمات وعدد من الوثائق المدرجة في ذلك، فضلا عن عدد من الأوراق تشكيلها. يؤيد بالحصر الداخلي. إذا لا بد مجلد أو تدبيس دون شكل، ويرد على قائمة مجمعة إلى داخل الغطاء الأمامي.

تغييرات في تركيبة المواد التي يجب أن تنعكس في المجلد "ملاحظات". على وجه التحديد أنه يشير إلى إزالة واستبدال النسخ الورقية، بما في ذلك وثائق إضافية في مجلد. وفي الوقت نفسه وضعت أسفل يشير إلى الأفعال ذات الصلة. إذا لزم الأمر، يمكن أن تتكون من إدخال جديد إلى ورقة تلخص المخزون الداخلي، فضلا عن نقش مجلد تشهد.