القانون, الامتثال التنظيمي
الوثائق على الأفراد وأنواعها. ما هي أوامر على الموظفين؟
بغض النظر عن نوع من النشاط، أي منظمة تعمل مع الأشخاص. مطلوب التسجيل القانوني للعمال في جميع مراحل علاقة العمل. هيكل أفراد في الوثائق التي تم إنشاؤها في هذه الحالات ويشمل العديد من أنواع مختلفة من أنظمة الأوراق المالية والبيانات الشخصية.
وصاحب العمل ملزم ليس فقط للحفاظ بشكل صحيح وثائق لموظفي المحاسبة، ولكن أيضا لتنظيم تخزين والأرشفة، وعند الضرورة، وتدمير. ويجب على جميع هذه الإجراءات الامتثال لقواعد التشريع.
ما هي المكونات أفراد في الوثائق
وينبغي أن تنعكس جميع مراحل حركة العاملين في الأوراق المالية ذات الصلة. هيكل المستندات على الموظفين، مما يعكس حركة الموظفين، ويشمل ما يلي:
- الوثائق المتعلقة البحث والتوظيف؛
- الوثائق التي تعكس الأنشطة الحالية للموظفين.
- اللوائح التي تنظم عملية العمل والعلاقات الإنسانية.
- أوامر مختلفة على الموظفين، كما نشرت بشكل عام، وموحدة.
- الوثائق بما في ذلك معلومات شخصية عن المستخدمين؛
- الوثائق الأرشيفية على الموظفين؛
- وثائق المحاسبة الشخصية والشخصية.
- غيرها من أنواع الوثائق على الموظفين.
قواعد تسجيل الوثائق على الموظفين
الموظفين الموظفين والشركات خدمات سكرتارية بحاجة إلى أن نتذكر لتصميم الوثائق الشخصية وفقا لمقتضيات القانون. قواعد المنصوص عليها في الأنظمة المعمول بها في المؤسسة، ويجب ألا يتعارض مع تعليمات من رؤسائهم.
وأشار التنفيذ السليم للوثائق على موظفي الشركة في التعليمات ذات الصلة. في ذلك، مع أمثلة وإشارات ينبغي أن يشمل جميع الفروق الدقيقة في تحديد على ورقة العمل مع الموظفين. وتصدر هذه اللائحة واعتمادها من قبل قيادة التنظيم وليس لمدة غير محدودة.
يمكن إصدار الوثائق الفردية على حد سواء الكترونيا وفي شكل ورقي. إذا هو مكتوب في النص من جهة، فمن الضروري رصد دقة الكتابة وليس محاولة لجعل المحو. لا بد من تأكيد أي خطأ تصحيح pechtyu منظمة ومصدقة من قبل التوقيع على الرأس.
أفراد المستندات المحاسبية وغالبا ما تكون سرية، لأنها تحتوي على المعلومات الشخصية التي يحميها القانون. للعمل على عدد محدود جدا من المهنيين سمح لهم.
أوامر للموظفين
موظفي الخدمة الوثائق نوعان من أوامر:
- أوامر الشركة على النشاط الرئيسي، ولكنها ذات صلة لعمل الموظفين.
- أوامر لتكوين الشخصية للشركة.
وهي تختلف في طريقة التسجيل وإجراءات الموافقة، توقيع والنشر. وبالإضافة إلى ذلك، مع أوامر شخصية من المرجح أن تنجح العاملين في إدارة شؤون الموظفين. هناك وتخزينها بشكل منفصل من وثائق أخرى. هذه الأوامر هي جزء من الوثائق على العاملين في المنظمة.
ومعظم أوامر شخصية من نموذج موحد. إمكانية استخدام هذه الأشكال يعني وحدتهم للشركة. ومع ذلك، فإن إلزامية استخدام استمارات موحدة يشرع إلا الوكالات الحكومية والمنظمات الميزانية. الشركات مع أي شكل من أشكال الملكية لا يمكن أن تنضم إلى هذه القواعد.
بين اجه الأكثر شيوعا أوامر شخصية كما يلي:
- أوامر على توظيف وفصل:
- أوامر للحركة والنقل؛
- أوامر السفر؛
- أوامر لجميع أنواع الإجازات .
- اللوائح على شهادة، التعليم والتدريب، وهلم جرا. د.
جلب أي أمر على الموظفين انتباه العامل الذي يتصل ل. إذا لأي سبب من الأسباب لا يوقع الموظف وثيقة، ثم وضعها.
يجب أن تخضع جميع الطلبات الشخصية تسجيل الإلزامي في سجل خاص. في هذه الحالة، يتم تعيينهم عددا، مما يدل على ان وضعوا على الحساب، ويتم مراقبة تنفيذها. نسخة من أمر يودع بالضرورة في مسألة خاصة، تم تخزين المستند الأصلي على حدة لمدة عام، ثم إما إرسالها إلى المحفوظات أو تدميرها.
الوثائق موظفي الشركة
في كل منظمة، اعتمادا على شكل الملكية وغيرها من الميزات، وخلق مجموعة متنوعة من الوثائق على موظفي المؤسسة. يجب تقديم القائمة في بتعليمات إدارة الموارد البشرية.
في معظم الأحيان هو:
- التوظيف.
- قائمة مواقع.
- العمل الكتب وأشكال فارغة من سجل العمل؛
- نسخ من الوثائق الشخصية للموظفين.
- وثائق المحاسبة الشخصية وسجلات الموظفين.
- المسؤولين وغيرهم من العمال اليدويين وعقود العمل.
- أوامر أو تعليمات تتعلق موظفي الشركة على الأنشطة الأساسية؛
- الوثائق على لجنة شهادة.
- الاتجاهات وغيرها من الوثائق على التدريب والتطوير المهني،
- وثائق في أيام العطلات، رحلات العمل والتحويلات.
- أوامر مختلفة أو تعليمات من الموظفين؛
- الملاحظات والبيانات والمذكرات الرسمية من الموظفين، وهلم جرا. د.
كل شركة يحدد بشكل مستقل أنواع المطلوب من الوثائق على الموظفين والطريقة التي خلق وتخزينها.
جعل شخصية تجارية
دخلت أهم المعلومات وكاملة عن الموظف في مسألة خاصة. يتم تحديد الوثائق وملامح حيازتها من قبل كل مؤسسة مستقلة ويجب التأكد من التسجيل في الوثيقة المعيارية. يمكنك خياطة أسهم في كل من الأمام وبترتيب عكسي، أو لتشكيل مجموعات.
يمكن أن يتم الملفات الشخصية من كلا على غالبية الناس في المنظمة، وحصريا على رؤوس الرائدة والمتخصصين. في الممارسة العملية، ومع ذلك، تفضل معظم المنظمات لديها مجموعة من الوثائق والمعلومات الأخرى حول أي موظف، بغض النظر عن وضع ومكانة.
أنواع الوثائق ونسخ ليتم تخزينها في ملف الشخصي للموظف:
- البيانات الشخصية أو قائمة الشخصية تعمل على ترسيخ المعلومات عن السيرة الذاتية الأساسية؛
- نسخ من وثائق الهوية ودعم التعليم والتأهيل، - جواز السفر، شهادة، شهادات وتراخيص.
- نسخة من السجل العمل؛
- طلب القبول، ونقل، وغيرهم؛
- نسخ من جميع أوامر للموظف.
- نسخة من عقد العمل.
- وثائق شخصية أخرى.
لكل موظف بدء مجلد منفصل، التي قدمت الوثائق المذكورة أعلاه، ونسخهم. الملفات الشخصية المخزنة منفصلة عن وثائق الموظفين الأخرى. أنها تحتوي على البيانات الشخصية، وبالتالي لا ينبغي أن يكون في متناول الأشخاص غير المرخص لهم.
بطاقة الشخصية: كيفية تطبيق؟
موحدة بطاقة شخصية الموظف إلزامي لجميع الشركات، بغض النظر عن الملكية. وهذه هي وثيقة أساسية تهدف لحساب موظفي المنظمة.
بطاقة شخصية تحتوي على كافة المعلومات الأساسية عن الموظف. تعبئته عادة باليد، ولكن يجوز لجعل المعلومات الأولية بمساعدة التكنولوجيا. أجريت بطاقة الشخصية في كل وقت الموظف في المنظمة. عند ملء يسمح هذا القسم للطباعة وإدراج عجينة.
عند ملء بطاقة الشخصية لاحظ رموز المرجعية. تم سردها على يمين الجدول، على المعلومات التي موحدة. المعلومات الواردة في هذه الأقسام يجب أن تتوافق مع المصنفات والوثائق المعيارية الأخرى.
سيتم تخزين بطاقات الشخصية بشكل صحيح بشكل منفصل من وثائق شخصية أخرى في مكان آمن أو في خزانة معدنية مع قفل. وتتضمن هذه الوثيقة بيانات شخصية وتخضع للمحاسبة صارمة. عندما رفض موظف إدخال المناسب، وبطاقة الشخصية الصادر في تخزين المحفوظات.
عمل كتاب: تجهيز وتخزين
عمل الكتاب - وثيقة تثبت الخبرة في العمل ومدة الخدمة وموقف الموظفين. صيانته أمر لا بد منه للجميع. وضعه في بداية العمل وبعد ذلك ترافق الشخص حتى التقاعد.
التزام لشراء أشكال فارغة والكتب إدراج العمل ملقاة على حسابات المنظمة. الموظفين التابعين لها الاحتفاظ بها في المنزل في الموظفين آمن وغير المسددة من قسم شؤون الموظفين بناء على طلبها. يتكون هذا الإدخال في دفتر الأستاذ ذات الصلة. لا ينصح الإدارة لأشكال العمال والأذن نظيفة الكتب العمل من أصل غير معروف.
صدر التاريخ الوظيفي دائما فقط باليد. تسجيلات المصنوع من قلم بحبر أزرق. إذا حدث خطأ، فمن الضروري لتصحيح وتأكيد أن توقيع الإدارة و ختم المنظمة. جميع المعلومات الخاصة بك يجب أن تتوافق مع القانون واللوائح.
يتم الاحتفاظ بسجلات العمل بشكل منفصل من وثائق أخرى في مكان آمن. يحظر إعطاء موظفيها وأطراف ثالثة أخرى. إذا كان الناس في مؤسستك لتلقي المعلومات حول إدخالات في هذه الوثيقة، فإنه يجعل نسخة من كل الصفحات، ثم يتم مخيط عليها، وكل صفحة تم ختمها. عندما رفض الموظف بطاقة سجل العمل منحت في نفس اليوم.
التخزين التشغيلي للوثائق الشخصية
التخزين السليم للوثائق على الموظفين - واحدة من الواجبات الرئيسية لموظفي الموارد البشرية. المعلومات الواردة فيها، وينتمي إلى فئة الشخصية، ويجب ألا يتم الكشف عنها. وبالإضافة إلى ذلك، يجب تخزينها ومعالجتها مثل هذه الوثائق أن تتم تحت ظروف خاصة.
قبل توقيع عقد العمل مع الموظف المحتملين اتخذت إجباريا على إذن خطي لمعالجة البيانات الشخصية. يودع نسخة من الوثيقة في العمل الخاص أو في مجلد منفصل.
يجب أن يتم تخزين جميع وثائق تتعلق بالبيانات الشخصية بشكل منفصل عن الأسهم العادية. يسمح الوصول إليها فقط إدارة شؤون الموظفين المهرة وأول رئيس للمنظمة. الأحزاب والتنظيمات الثالثة في الكشف عن يحظر البيانات الشخصية للموظفين بدقة. والاستثناء الوحيد هو السلطات القضائية والنيابة العامة، لتقديم طلب رسمي موثق.
لتخزين الوثائق الشخصية هي منفصلة مجموعة من المسائل. المجلدات وصناديق من الوثائق في خزانة مقفلة. فإنه من المستحسن أن عزلهم عن أشعة الشمس المباشرة ودرجات الحرارة العالية. وبالنسبة لعدد كبير من الوثائق فإنه من المستحسن أن تخصيص غرفة خاصة.
يتم تخزين الملفات الشخصية، وملامح والبطاقات الشخصية في عملها طالما تعمل المنظمة مع موظف معين. بعد اطلاق النار، وإرسالها إلى تخزين المحفوظات.
يتم تخزين أوامر الموظفين خلال عام واحد بعد نشرها. مسؤولون وغيرها من التعليمات حد لها حتى إلغائها. التوظيف، وتنشر وكذلك الجدول الزمني لقضاء العطلات سنويا ويتم تخزينها في قسم شؤون الموظفين أو المحاسبة لمدة عام بعد الانتهاء من العمل.
حفظ الوثائق الموظفين
بعد انقضاء الموظفين مخزن البيانات التشغيلية يتم إرسالها إلى أرشيف الوثائق على الموظفين. قد يكون هذا التقسيم للمنظمة أو طرف ثالث، وعادة الدولة والمنظمة.
قائمة الوثائق لتكون الأرشفة على المدى الطويل، ما يلي:
- الملفات الشخصية، وملامح وبطاقات الاستقالات الشخصية للموظفين.
- لم يطالب بها أحد الكتب العمل وإدراج.
- الأوامر والتعليمات على الموظفين مع حياة الرف منتهية الصلاحية.
- المجلات على حساب حركة المستندات الموظفين؛
- التوظيف.
- جداول عطلة؛
- الوثائق الأخرى التي تحتاج إلى تخزين يقتضيه القانون أو اللجنة.
وثائق في أرشيف وزارة الموظفين تستعد سكرتير. تخزين على المدى الطويل في هذه القضية وغيرها من الأوراق ممكن في المنظمة، وعقد في مؤسسة متخصصة.
وثائق للمجلد التخزين على المدى الطويل من خلال شكل التاريخ، بدءا من أقرب وقت ممكن. ومن الضروري أن تراقب عن كثب السلامة الجسدية ورقة، وإذا لزم الأمر، لتقديم والتصديق على نسخة منه. يتم ترقيم كل الحالات ومخيط ورقة، وبعد ذلك يتم إجراء الجرد.
المجلدات مع الوثائق التي يجب أن توضع بطريقة منظمة. في غرفة من الضروري للحفاظ على درجة الحرارة المثلى والرطوبة منخفضة، وتجنب التعرض لأشعة الشمس المباشرة. يجب تنظيف رفوف بانتظام من الغبار وتجهيز الوثائق غرفة من القوارض والآفات الأخرى.
إتلاف الوثائق الشخصية
وعلى الرغم من التخزين على المدى الطويل، وثائق الموظفين يمكن تدميرها. قبل عقد هذا الإجراء اجتماع لجنة خاصة، والتي تجعل جماعي قرار حول مستقبل الوثائق الشخصية.
تدمير تسير دائما بصرامة وفقا للائحة، بحضور جميع أعضاء اللجنة. هذا يمكن حرق والتدمير من قبل الطحن، والضغط وغيرها من الأساليب.
تكوين الوثائق الشخصية متعدد الأوجه ومتنوعة. وينبغي على الموظفين من خدمات الموارد البشرية وشركات إدارة يعرفون كيفية تنفيذ بشكل صحيح وتخزين وتدمير.
Similar articles
Trending Now