عقود التخزين في المنظمة: الإطار التنظيمي، وتوقيت

عقود التخزين المرتبطة مشاكل معينة. على وجه الخصوص، في بعض الحالات من الصعب جدا تحديد إلى أي نوع يعزى إلى أداة معينة، وكيفية تخزينه، تحت أي ظروف، وكيفية تدمير وهلم جرا. تخضع كل هذه العوامل من قبل القانون، ولكن بسبب حقيقة أن واحدة ونفس العقد في حالات مختلفة قد تتطلب فترات التخزين المختلفة، وغالبا ما يكون كل أنواع المشاكل، الغموض، وهلم جرا. فهم كل هذا من الضروري، على الرغم من أنها يمكن أن تكون خادعة. ينبغي أن يكون مفهوما أنه في حالة متطلبات غير تشريعية في مجالات مثل عقود التخزين في الأرشيف، وإدارة السجلات قد لا تكون فعالة فقط، ولكن أيضا خطرا من حيث العقوبة المحتملة أو عقوبة.

لماذا الاحتفاظ به؟

في جميع الأحوال، أن يكون عقد المتاحة ليس فقط في الوقت أعمالهم، ولكن أيضا بعد ذلك. قد تحتاج بعض المعلومات، الأمر الذي ينعكس في تلك الوثائق، وبعض البيانات التي من شأنها أن إدارة الطلب، وهلم جرا. العديد من الخلافات، والتي تتكون عادة في حقيقة أن واحدا أو الجانب الآخر من سوء النية مناسبة للوفاء بالتزاماتها يمكن معالجتها باستخدام المعاهدة خارج المحكمة ورسميا في المحكمة. يجب عليك أيضا أن تنظر في إمكانية تنفيذ عمليات التدقيق لفترات معينة، والتي سيتم تنفيذها من قبل الهيئات الرقابية للدولة. يمكنهم أيضا طلب وثائق لفترة محددة، وإذا كانت العقود التخزين في المؤسسة، يتم تنفيذ على المدى تدميرها، وغيرها من المهام المماثلة بشكل غير صحيح، قد تكون عرضة لغرامات قاسية جدا. وبطبيعة الحال، فإن أول شيء أن يكون لإلقاء اللوم على القيادة، ولكن بعد أن يستقر الوضع، ورئيس نتذكر بالضرورة على من يقع اللوم، وقال انه لديه مشاكل من فراغ. وهذا هو العقد ويجب أن تبقى أية وثائق أخرى الزمني المحدد بدقة. يفضل العديد من الشركات عموما لتوسيع بانتظام الأرشيف، ولا شيء على الإطلاق لتدمير من أجل تجنب المتاعب المحتملة، من أن تجعل من الخطأ ومن ثم أشعل النار العواقب.

تشريع

عقود التخزين في تنظيم قانون يصف بوضوح تام، إذا كنت لا تأخذ في الاعتبار حقيقة أنه ليس من الممكن دائما لتقدير هذا أو ذاك المستند بشكل صحيح. بشكل عام، لا، يتم تحديد العقود مباشرة إلى قانون منفصل أنها في القائمة العامة من الوثائق القياسية المحفوظات (أو إدارة الوثائق الأرشيفية)، التي تتشكل في عملية عمل المنظمات والوكالات الحكومية، والحكومة المحلية وهلم جرا. تسرد كلا الخيارين مع كل من الإدارة ومع الوثائق المعتادة، التي وافقت عليها وزارة الثقافة والاعلام في الاتحاد الروسي. من النوع الذي يتصل الوثائق الإدارية، لديه رقم 558 من 2010/8/25 من السنة، والنوع الثاني - № 1182 من 2007/07/31 العام. دراسة هذه الوثائق ينصح بشدة، ولكن من الأفضل أن عزل عملية التعلم عن نفسها بالضبط تلك الأوراق، والتي تستخدم في مؤسسة معينة وتتصل منطقة معينة من المسؤولية. قوائم الكثير من المعلومات لنتذكر كل ذلك، ولكن إذا كنت تحديد ما هي الوثائق ما ينطبق وكم يتم تخزين، على الأرجح، والعقود التخزين ستكون أسهل بكثير وأسهل. في كثير من الحالات، كل الورق المستخدم التي تغطيها 3-4 نقطة للدراسة في التفاصيل التي ليست صعبة للغاية.

أنواع مختلفة

ويستخدم نظامين الرئيسية اتفاقات فصل لحفظها. لذا، فإن أقل النظام الموحد هو ربط الصلاحية. تخصيص قصيرة الأجل وطويلة الأجل والتخزين الدائم. ينطوي الخيار الأول على عقد لمدة تصل إلى 10 سنوات. والثاني - أكثر من 10 عاما. غالبا ما يتم استخدام الدائم فقط عندما تدمر وثيقة لا يمكن أن يكون على الإطلاق. هذا النظام ليست مريحة للغاية. عقود تخزين في الأرشيف، والتي تعرف المصطلحات في هذه الطريقة، وغالبا ما يؤدي إلى الارتباك والأخطاء من الواقع يساعد على وضع عملية حفظ السجلات. لأن النظام الموحد هو ربط نوع العقد. معظم الشركات أنها تأتي في ثلاثة أنواع رئيسية هي: الشخصية والمنزلية والعمالة. الأولى والثانية بالنسبة للجزء الأكبر متشابهة، وعادة ما يتم الاحتفاظ فقط لمدة خمس سنوات. ومن المعلوم أنه بموجب التعريف يشير إلى جميع العقود وجميع الوثائق ذات الصلة مباشرة إلى المجالات الرئيسية لنشاط المنظمة. ثالثا، نوع من عقود العمل، في كثير من الحالات، يتم تخزين أيضا 5 سنوات فقط من العمر، ولكن في بعض الحالات، هذه الفترة قد تزيد إلى حد كبير. على سبيل المثال، إذا لم يكن هناك حساب، ثم هذا العقد سيكون ليتم تخزينها لتصل إلى 75 عاما، وهي ليست مريحة للغاية. في الواقع، إذا كنت لا تذهب ولا سيما في مشكلة، يمكن أن يكون تعسفيا لحد من العمر الافتراضي لل5 سنوات ونسيان المشكلة. ولكن في مثل هذه الحالة من المرجح أن يغيب عن بعض من العوامل التي يمكن أن تزيد من الفترة التي العقود تخزين شكل مماثل يجب أن يكون إلزاميا، وذلك عندما يمكنك التأكد من غرامة أو غيرها من المشاكل، التي تحاول تجنب أي شخص عاقل.

نقل إلى الأرشيف

إجراءات نقل عقود الإيداع في الأرشيف، شروط التي انتهت بالفعل، قد تختلف اعتمادا على الشركة. في بعض الحالات، والموظفين ببساطة ربط المستند إلى بعضها البعض وضعها في زاوية مظلمة، والتي تعتبر أرشيفا. ولكن من شركة أخرى العملية برمتها يمكن وصفها بوضوح في الوثائق القياسية، سيقدم الفرد المسؤول عن الملف، أو حتى قواعد تسمية خاصة لحفظ الملفات و تسجيل وهلم جرا. كلا الخيارين يمكن أن تكون مريحة، وهذا يتوقف على عوامل كثيرة. على سبيل المثال، فإن الخيار الأول هو شركة صغيرة مناسبة مع دوران متواضع. سيكون هناك ليس الكثير من الوثائق، التي يمكنك دائما تجد بسهولة في نفس الزاوية المظلمة. لكن الثانية، وقال ان الوضع خطير مناسبة للشركات، والتي تمثل بالنسبة لعدد كبير من الموظفين، وببساطة يجب أن لم بطريقة أو بأخرى لا يغرق في الوثيقة. القاعدة العامة، وهي عقود التخزين المختلفة في تنظيم أي شكل من أشكال الملكية، هو الوقت المناسب للانتقال إلى الأرشيف. وكقاعدة عامة، يطلب من الموظفين لإرسال المستندات حتى فترة معينة، بغض النظر عن عندما ركض في الواقع من خطوات الزمن. وعادة، يحدث مثل الأرشفة في بداية العام. وهذا هو، حتى إذا كان العقد انتهت في فبراير، وسوف لا تزال بحاجة الى الانتظار حتى العام المقبل لوضعها في المخازن.

تدمير

كما ذكر أعلاه، وانما لأنك لا يمكن تدمير اتفاق. تحتاج أولا للتأكد من أن كان حقا الوقت المناسب. عندئذ فقط يمكن أن ندمر هذه الوثيقة. لكن هذه الإجراءات غالبا ما تكون خطيرة العواقب، والذي هو السبب في أن غالبية الموظفين يفضلون جعلها وحدها مع قيادة العقوبات. يبدو مثل هذا: موظف جمع عينة من جميع الوثائق التي هي بالفعل من فترة أو اقتربت من نهايتها. عقود التخزين في المصنع، فمن يجب أن يبنى حتى من المرغوب فيه أن هذا الإجراء أخذ العينات لم استغرق وقتا طويلا. ثم، استنادا إلى القائمة التي تم الحصول عليها، التقارير الإدارية المقدمة، تم التوقيع على وثيقة، قدم، وبعد ذلك فقط، عندما يتم كل هذا، ويبدأ عملية تدمير العقود المباشرة والأوراق المالية الأخرى المماثلة. عقود تخزين في الأرشيف على أساس منتظم - وليس أفضل حل، خاصة وأن بعض الشركات حتى يتمكن من جعله قليلا، ومنحهم لإعادة التدوير وهلم جرا.

تسجيل مثال ونظام التخزين

من أجل فهم أفضل كل الميزات والنقاط الرئيسية للنشاط يمكن أن يؤدي في مثال سير العمل تخزين وثائق منظمة بسيط نسبيا. لذلك، ليس هناك أحد الموظفين، عادة شخص من الموظفين والمحاسبة، والتي هي المسؤولة عن تخزين العقود مع المقاولين، أو أي أوراق مالية أخرى مماثلة. كان لديه مجلد منفصل التي يقيمون فيها حتى الفعل. بمجرد أن يتم إغلاق العقد، وتحول إلى مجلد آخر. وسوف تكون مريحة وجود سجل خاص في شكل الكتروني، حيث يتم سرد هذه الوثائق في النظام، مما يدل على فترة التخزين. ولكن أولا، ينبغي تحديد هذه الفترة. فمن الأفضل لتشغيل مجلد لجميع الإدارات، والتي بطريقة أو بأخرى المتعلقة بالعقد، من أجل فهم أفضل جوهرها. مع خبرة الحاجة لمثل هذا العمل سوف تختفي. ثم، عندما مسح بالضبط ما يمثله كل من وثائق مختومة تخزين ملموسة على المدى. في بعض الحالات، لن تكون مريحة لتحديد العقد وتاريخ الختام، priplyusovyvaya لها 5 سنوات (أو أكثر) لتحديد متى بالضبط ورقة يمكن تدميرها. في الواقع، حتى في بداية تنظيم إجراءات القضية ليست صعبة للغاية، ولكن بعد الاستعمال لفترة طويلة فإنه لا يزال أكثر وأكثر بساطة. عندما العقود التخزين في المنظمة، وهو تم بالفعل الموافقة على تدمير الحياة، وسوف تكون موحدة، فإن العملية برمتها تذهب في غضون دقائق. ثم جاء العام الذي يمكن أن تدمر بعض الوثائق. تتم إزالتها من المجلد، عن الأخطاء المحتملة، وجنبا إلى جنب مع قائمة من هذه الأوراق المقدمة إلى مشرف مضاعفة فحص. وبدوره، يجب أن تحقق مرة أخرى ما إذا كانت جميع على النحو المحدد في القائمة، لأنها سوف تظل رئيس المذنبين في حالة حدوث مشاكل. إذا كان كل شيء صحيحا، وقع رئيس إذن لتدمير وحيث ان يأتي الجميع كما الاستخبارات الخاصة بهم. شخص فقط الدموع ويلقي. آخرون استخدام التقطيع. الجلوس آخرين في سلة المهملات، وحرق وهلم جرا.

عندما تبدأ فترة الاحتفاظ

هذا هو السؤال المهم جدا، لأنه يثير الكثير من الأخطاء معها. عقود التخزين في المؤسسة من روسيا البيضاء أو الاتحاد الروسي في هذه الحالة، بالضبط نفس الشيء، وتبدأ في اللحظة التي يبدأ العام الجديد، الذي ثيقة معينة لم يعد صالحا. على سبيل المثال، هناك عقد، والتي انتهت في 15 يوليو 2010. ومن الضروري الاحتفاظ لمدة 5 سنوات، ولكنه لا يمكن أن تدمر 15 يوليو 2015، وفي أوائل عام 2016. وهذا هو، وذهب التقرير في 2011/01/01، وليس من الشهر السابع من العام السابق. عادة، وذلك للحد من أي فرصة للخطأ، تضاف إلى المدى 1 سنة المعرفة مسبقا. وفقط بعد أن مرت عليه، وتبدأ عملية التدمير.

تخزين الميزات

بشكل عام، هناك توصيات محددة بشأن الكيفية التي ينبغي أن ننظر والعمل الأرشيف. من الناحية المثالية، وتخزين عقود المسؤولية، يجب أن تكون الدفعات للمقاولين، واتفاقات العمل وهذه الوثائق مماثلة في مكان جاف والتهوية. وعلاوة على ذلك، يتم وضع هذه الأوراق على الرفوف (مفتوحة أو مغلقة). إذا كانوا ينتمون إلى نماذج الإبلاغ صارمة أو وثائق تحمل علامة "سر تجاري"، ينبغي أن يكون خزائن خاصة الحالية. من حيث المبدأ، لا أحد لا تحقق هذه النقطة، لأن هذا هو توصية أن نلاحظ أن المؤسسة الأكثر ربحية. وخلاصة القول هو بسيط جدا: إذا كنت لا تعاقب لنظام التخزين نفسها، انها لعدم وجود الأوراق المالية، التي يتعين عليها أن تكون في كثير من الأحيان معاقبتهم. وإذا كان هناك فيضان، أو سيتم تدمير الوثائق في أي طريقة أخرى مماثلة، واللوم في ذلك هو فقط شركة معينة.

المسؤولية والأداء

يجب المسؤولية والتعليم الابتدائي كل ما يدخل في عقود تخزين يكون رئيس المنظمة. وكان هو الذي في وجود المشاكل سيكون مسؤولا للدولة وتعاني من كل المشاكل المحتملة. وعلاوة على ذلك، وبعد بعده، فإنه عادة ما يكون كبير المحاسبين، وهو محام وموظف من هو المسؤول عن الحفاظ على الوثائق. ولكن عادة، يعاقب كل هؤلاء الأشخاص بالفعل يتوجه إلى حد الخطأ التي ارتكبوها. في الواقع، فإن معظم المؤسسات الصغيرة نسبيا لنظام مراقبة العقود تقع على عاتق قسم المحاسبة. وفي هذا رئيس قسم محاسب أو تعيين تلقاء نفسها، أو أنها تصويت العام، وشخص معين في تهمة. في بعض الحالات، يتلقى الشخص زيادة طفيفة في الأجور، والتي ينبغي تعويض عن حجم إضافي من العمل، ولكن في كثير من الأحيان، والنقطة الأخيرة ببساطة تجاهل، مؤكدا عدم وجود أموال أو عوامل أخرى مماثلة. في أكثر الحالات النادرة، يكون مسؤولا عن حفظها الوثائق بشكل عام، وخصوصا العقود، يعمل محاميا. ولكنها ليست مريحة للغاية، لأن هذا الشخص لا يمكن إلا أن المسؤولين عن العقد، والباقي من الأوراق التي تستخدم للا يعرفون سوى بشكل سطحي. أكثر ملاءمة عندما يكون هناك شخص واحد وتشارك في هذه المسألة. وسوف يكون أكثر دقة ولا يلزم الصغيرة البق سيئة كهذه يمكن أن تجعل الموظفين الآخرين.

نتيجة

ويتم تخزين عقود في المنظمة على أساس الامتثال الكامل لجميع أحكام القانون. وهذا شرط أساسي، والتي يمكن أن تتخذ على جميع المشاكل التي تعاني منها المؤسسة. في هذه الحالة، فإن الفروق الصغيرة واللوائح الداخلية، والسجلات والوثائق ذات الصلة قد تختلف من شركة إلى شركة. ويعتبر الشخص المسؤول الرئيسي أن يكون رئيسه، لكنه يمكن أن يعهد هذه اللحظة شخص آخر. وهذا سيسهل عمل الإدارة، ولكن لا إزالته من عمق المسؤولية عن الأخطاء المحتملة. هذا هو الموظف الذي يتم الموثوقة للعمل مع الوثائق الأرشيفية، ينبغي أن تكون مسؤولة كما وفهم واضح واجباتهم في مقابل المال الحقيقي، بدلا من الامتنان اللفظي، كما يحدث عادة مع زيادة الحمل دون تعويض مع أموال إضافية لدفع.