أتمتة تداول الوثائق في المؤسسة. إدارة الوثائق وبرنامج إدارة الوثائق

أتمتة تداول الوثائق هو مقياس التي تقريبا جميع الشركات الحديثة المنتجع. حتى الشركات الصغيرة تعمل مع كتلة من الوثائق المختلفة، بما في ذلك الرسائل والميزانيات والفواتير والعقود وجميع أنواع الاحتياجات. وهذا هو السبب في أن كل منظمة حديثة تقريبا تحاول استخدام مثل هذا التدبير مثل أتمتة تداول الوثائق، والتي تضمن اكتمال وسلامة البيانات، وراحة البحث وتخزين المعلومات المختلفة، فضلا عن أقصى قدر من الاستفادة القصوى من الوقت اللازم لمواءمتها.

لماذا هذا ضروري؟

عمليا في أي شركة، يقضي الموظفون الكثير من الوقت في العثور على المعلومات التي يحتاجونها، والإحصاءات تتحدث ببلاغة أن الأمر يستغرق حوالي نصف الوقت للقيام بذلك. كما يحدث أن عليك إعادة إنشاء جديد بدلا من إعادة تطبيق بعض المستندات الموجودة "في مكان ما". والمعيار المحدد تماما هو الحالة التي يكون فيها النص المصدر لأي عقد مع محام في الحاسوب، وتجري القيود المحاسبية للأوراق المالية المصاحبة لتنفيذ العقود في النظام المحاسبي، وتحفظ الحسابات والشهادات في الإدارة المالية في شكل ورقي، والمراسلات المتعلقة بالتعاقد يعمل في صناديق البريد من الموظفين. هذا "الزحف" للمعلومات هو ضار للغاية للأمن والنزاهة والاتساق، فمن في مثل هذه الحالات أن أتمتة سير العمل يصبح ملحا.

نظرا لإدخال نظم المعلومات المتخصصة، يتم حل معظم المشاكل. فعلى سبيل المثال، تتيح بعض نظم الميزنة الفرصة لإنشاء نظام للميزانيات المترابطة مع ما يليه من تشكيل وتخزين نسخ مختلفة من هذه الوثائق، فضلا عن بيان أوضاعها. وبالتالي، فإن مشكلة تعميم وثيقة الميزانية تحل جزئيا باستخدام هذه النظم.

ومع ذلك، لا ننسى أن قواعد الميزانية الحديثة، فضلا عن المحاسبة ونظم تخطيط موارد المؤسسات في معظم الحالات تعمل مع معلومات منظمة، أي البيانات التي يمكن إنشاؤها وتخزينها في شكل جدول. ووفقا لمعظم الخبراء، فإن 20 في المائة فقط من البيانات الإجمالية لأي أعمال حديثة من المعلومات المنظمة، في حين أن البقية تتضمن المراسلات الإلكترونية، ونصوص الوثائق، وبروتوكولات مختلفة من المفاوضات والاجتماعات، والصور، وما إلى ذلك. في كثير من الأحيان، من دون إجراء دراسة للمعلومات غير المهيكلة، ببساطة لا توجد طريقة لإجراء تقييم طبيعي للسياق، حيث يوجد هيكل منظم بالفعل. ويتم ضمان تخزين هذه البيانات وجمعها والتجهيز اللاحق لها باستخدام تدابير مثل أتمتة سير العمل، أو نظم إدارة المحتوى المعلوماتي للشركة.

ما هو؟

وبمساعدة النظام الإلكتروني لإدارة الوثائق، يكفل تنظيم أي تفاعل بين موظفي المنظمة على أساس الوثائق المقدمة. مرة أخرى، في 1C، وإدارة الوثائق تنص على إنشاء وثائق، وإمكانية نقلها في جميع أنحاء المنظمة، وتحتفظ أيضا السيطرة على تنفيذ الوثائق والعمليات وصفها مع مساعدتهم. وهكذا، توفر إدارة الوثائق الإلكترونية للشركة عددا كبيرا من المزايا، وترجم عملها إلى مستوى جديد تقريبا.

وتتميز كل وثيقة منفصلة في هذا النظام الالكتروني بوجود مجموعة كاملة من المتطلبات التي تميزها بشكل لا لبس فيه (وغالبا ما تسمى هذه البطاقات بالبطاقات). بطاقة يمكن أن تحتوي على مجموعة متنوعة من المعلومات، بما في ذلك نوع الوثيقة، وتاريخ تشكيل والتغيرات، واسم المؤلف، فضلا عن موقع التخزين وأكثر من ذلك بكثير. في المستقبل، سوف يوفر نظام إدارة الوثائق لتخزين واسترجاع الوثائق المطلوبة وفقا للمتطلبات المحددة في هذه البطاقة.

الفرص

توفر إدارة الوثائق الإلكترونية المنظمات ليس فقط الكثير من المزايا، ولكن أيضا يفتح الكثير من الفرص الجديدة، وهو أمر مهم أيضا.

الإدارة المركزية

وبغض النظر عن حجم مشروع معين، فإن نظام إدارة الوثائق يسمح لك بتغيير أشكال الوثائق التي يتم تداولها بسرعة. على سبيل المثال، لتغيير شكل تطبيق لأي نفقات في مراكز المسؤولية المختلفة، يكفي إجراء تصحيحات معينة على قالب التطبيق المخزنة بالفعل في النظام. وبعد ذلك، لن يتمكن الموظفون الذين يملكون مثل هذه الطلبات من استخدام وثائق النموذج المتقادم، نظرا لأن الطلب قد اكتمل وأرسل من خلال هذا النظام.

دعم دورة حياة الوثائق

كل وثيقة سوف يتم تسليمها ومعالجتها في أي مؤسسة، بالضرورة يمر عدة مراحل ثابتة. على سبيل المثال، إذا كانت ميزانية الشركة، يجب أن تتم صياغتها أولا، ثم تتم الموافقة عليها وتنفيذها في وقت معين. وبعد ذلك، يتم تحليل مختلف المؤشرات الفعلية والمخططة لهذه الميزانية بعناية وإرسالها إلى الأرشيف. في 1C، وتداول الوثيقة ينص على رقابة مشددة على دورة حياة الوثائق، مع الأخذ بعين الاعتبار المتطلبات الأساسية للبيئة الشركات، فضلا عن مختلف المعايير القانونية ومعايير الصناعة من أعمال الشركة.

العمل الجماعي

يوفر نظام إدارة الوثائق الإلكترونية تنظيما أسهل بكثير لعمل الفريق على الوثائق، ويمكن أن يشمل المتخصصين الذين هم في مكاتب مختلفة أو حتى في مدن مختلفة.

يخزن النظام عددا كبيرا بما فيه الكفاية من الإصدارات من وثيقة واحدة، وبالإضافة إلى التحرير المباشر، فإنها تسمح لك بالتعليق على البيانات، وهذا هو، إضافة بعض الملاحظات والملاحظات لها دون التأثير على المعلومات الأساسية التي يجب أن ينقل.

خصوصية

وهناك سمة هامة نوعا ما من هذه الأنظمة هي أنه في نفس 1C يمكن التوقيع على تداول الوثيقة من خلال توقيع الكتروني خاص بالتشفير اللاحق. وبفضل هذا، إذا لزم الأمر، لا يمكنك تأكيد صحة هذه المعلومات أو تلك، ولكن أيضا تحديد فريد للمؤلف، فضلا عن تحقيق أقصى قدر من الأمن الفعال لتخزين البيانات المختلفة.

التوجيه

إذا كان نظام إدارة الوثائق الإلكترونية غير متوفر، في هذه الحالة يجب على الموظف الذي يشارك في إنشاء أوراق مالية معينة أن يفهم بالضرورة من هو الأفضل لنقل هذه الأوراق. إدارة الوثائق الإلكترونية في المؤسسة يسمح لك لنقل البيانات تلقائيا إلى الشخص المناسب.

التوجيه نفسه هو حر وصعب. يسمح مجانا لإمكانية إرسال الوثائق على الإطلاق أي المرسل إليه، اعتمادا على الحاجة، في حين أن الثابت واحد ينص على التنظيم الأكثر دقة، ولكن في حالات خاصة، قد يتم تعليق عمل الوثائق المثبتة في نظام قواعد المرور قليلا (على سبيل المثال، إذا كنت بحاجة إلى إرسال مسودة الوثائق للمراجعة إلى بعض المتخصصين الخارجيين).

التحكم في الوصول

هناك العديد من الخيارات لكيفية التفريق بين سلطات مختلف الموظفين في الشركة من حيث إدارة الوثائق. وبالتالي، فإن أدوات التشغيل الآلي لسير العمل الحديثة تسمح لك بمنح الشخص السيطرة الكاملة على البيانات، أو تحد من القدرة على التعديل، أو حتى تسمح فقط بعرض أو إضافة تعليقات توضيحية على بعض الملفات. هذا يبسط إلى حد كبير العمل مع مختلف البيانات، والأهم من ذلك، يصبح أكثر أمنا.

التكامل

لضمان أقصى قدر من سلامة المعلومات التي يتم تعميمها داخل شركة معينة، وإدارة الوثائق الإلكترونية في المؤسسة يوفر تكامل النظام المعمول به مع غيرها - المالية والإنتاجية والتحليلية، الخ. وبسبب إمكانيات التكامل هذه، غالبا ما تستخدم أنظمة إدارة الوثائق الحديثة كنوع من الارتباط بين عدة أنواع من البرمجيات.

وعادة ما تسمى الوثائق من جميع الأنظمة المرتبطة منطقيا بهذه المعلومات السياق. ويمكن أن تشمل محتويات الورق أو المراسلات الإلكترونية، والفاكسات، وثائق الدفع، ومحاضر الأحداث، تسجيلات الفيديو أو التسجيلات الصوتية والعديد من المعلومات الأخرى. يمكن إضافة السياق إلى الوثيقة يدويا أو تلقائيا تماما هذه العملية اعتمادا على تفضيلات واحتياجات الدليل.

على سبيل المثال، فإن النظام الحديث لإدارة أتمتة الوثائق في عملية تشكيل والتغيرات اللاحقة في الميزانيات يسمح باستخدام عدد من المعلومات السياقية الأخرى:

• جميع أنواع البحوث التسويقية للسوق، بما في ذلك ليس فقط الخاصة، ولكن أيضا تلك التي تم الحصول عليها من مصادر خارجية.
• عقود مختلفة مع أطراف مقابلة (المشترين أو الموردين)؛
• وثائق معيارية ومرجعية خاصة؛
• وثائق إضافية تعكس أي قيود أو افتراضات (مثل التضخم وأسعار الصرف وغيرها من البيانات)؛
• محاضر الاجتماعات التي تعقد لمناقشة أي صيغ للميزانية، فضلا عن تضمين جميع أنواع تعليقات العمل والتعليقات من المشاركين في العملية (غالبا ما يتم إرسال هذه الوثائق بين جميع الموظفين عن طريق البريد الإلكتروني وتخزينها بشكل منفصل عن الملفات مع معلومات الميزانية).

يمكن للمستخدم الذي يعمل مع الميزانية، في أي وقت، إذا لزم الأمر، أن ننظر من خلال أي من الوثائق المذكورة أعلاه، كما التقنيات الحديثة من أتمتة سير العمل تسمح له للقيام بذلك دون أي عمليات بحث مطولة.

ما هي الأنظمة التي نستخدمها؟

واحدة من الحلول البرمجية الأكثر شيوعا التي يمكن العثور عليها في الشركات الروسية هي مزيج من المرافق ميكروسوفت أوتلوك مع ميكروسوفت إكسهانج سيرفر. يتم تثبيت التطبيق الأول أساسا على كل جهاز كمبيوتر تقريبا، في حين غالبا ما يستخدم إكسهانج سيرفر لاستخدامها كملقم البريد الإلكتروني كاملة. على الرغم من أنه في الشركات التي تم تنفيذ تنفيذ تداول الوثائق الإلكترونية لفترة طويلة نسبيا، وتستخدم هذه البرامج فقط كمنصة للعمل مع البريد الإلكتروني، بعد بعض الإعدادات المركزية، وحتى هذا البرنامج يمكن أن تستخدم كوسيلة وظيفية إلى حد ما من أتمتة سير العمل لأي منظمة تقريبا .

في هذه اللحظة، يتم ملء السوق الروسية مع العشرات من أنظمة مختلفة، من خلالها يتم ضمان أتمتة إدارة الوثائق، وهذا الدعم لا يقدم فقط من قبل الغربيين ولكن أيضا من قبل المطورين المحليين. حتى ميكروسوفت، بالإضافة إلى البرامج المذكورة أعلاه، يقدم المزيد من الأدوات مثل خادم إدارة المحتوى أو شاريبوانت بورتال سيرفر.

أقوى من بين جميع النظم القائمة يعتبر دوكومنتوم، ولكن أساسا فقط الشركات الكبيرة تستخدم هذه العملية الأتمتة. يتم تداول الوثائق لبعض الشركات بسبب حزمة البرامج لوتس نوتس، ولكن العديد من يطلق عليه نوع من "مصمم للمبرمجين"، لأنه من الصعب جدا لإنشاء نظام كامل على أساسها.

ما هي الاختلافات بين الأنظمة الروسية والغربية؟

وإذا كنا نتحدث عن الاختلافات الرئيسية بين المرافق المحلية والأجنبية، فإنها تتكون من قابلية التوسع المتاحة. على سبيل المثال، إذا كانت الأنظمة من المطورين الغربيين يمكن أن تعمل في أي نظام تشغيل تقريبا، يتم تطوير النظم المحلية أساسا واحد فقط منهم، وبطبيعة الحال، وهذا غالبا ما يكون ويندوز. يتم تكوين الأنظمة الغربية لاستخدام أي نظام إدارة قواعد البيانات. هذه القيود من النظم الروسية يمكن أن تعقد إلى حد كبير إمكانية بناء عبر منصة حلول متكاملة.

وفيما يتعلق بالوظائف، والفرق الرئيسي يكمن في حقيقة أنه في الغرب أتمتة إنتاج الوثائق وسير العمل نفذت من قبل العديد من البرامج التي يمكن أن تنتج تحت علامة تجارية واحدة، ولكن في الوقت نفسه الغرض منه لأغراض مختلفة. على سبيل المثال، يقدم دوكومنتوم العديد من المنتجات المنفصلة التي تستخدم للأتمتة الكاملة، فضلا عن التكامل مع أنظمة إرب، ودعم التصميم وسير العمل، وما إلى ذلك. وتهدف غالبية البرامج التي تم تطويرها في روسيا إلى حل مشكلة محددة.

ومن الجدير بالذكر أيضا أن الفرق الرئيسي يكمن في نهج كلا الجانبين لما هو نظام التشغيل الآلي لسير العمل. وتهدف النظم الغربية إلى ضمان التشغيل الآلي الكامل والدعم اللاحق لمختلف العمليات التجارية من البداية إلى النهاية التي تحدث داخل المنظمة، في حين أن غالبية البرامج المحلية أتمتة وظائف معينة فقط.

وتتراوح تكلفة النظم الغربية ما بين 400 و 1000 دولار لكل مكان عمل، ولا تشمل تكاليف التنفيذ والبرامج والمعدات اللازمة لضمان سير العمل العادي. وكثيرا ما يكلف التنفيذ نفسه حوالي نصف التكلفة العادية للتراخيص، حيث أن معظم برامج أتمتة سير العمل تنفذ بأسهم مختلفة، ولكن في بعض الحالات يكون السعر أكبر من حيث الحجم. واحدة من أصعب هو دائما مشروع أتمتة الوثائق المالية، لأن مثل هذه المشاريع سعر التنفيذ هو ما يقرب من 2-3 مرات أعلى من تكلفة التراخيص.

وتباع البرامج المحلية بسعر 200-600 دولار لكل مكان عمل، وبالإضافة إلى ذلك، تؤخذ في الاعتبار تكلفة البرامج الإضافية ومختلف المعدات. وفي التحليل النهائي، يتم حساب التكلفة المقارنة بنفس الطريقة التي تتبع بها النظم الغربية.

ملامح

وفي الغالبية العظمى من الحالات، تعتبر العمليات المتصلة بتنسيق الوثائق، على سبيل المثال، عملية التجميع الأولي ومواصلة تنفيذ الميزانيات، أولويات للأتمتة. ومع ذلك، فإن العديد من الفرق الآن استخدام أتمتة المكاتب وإدارة الوثائق، وهذا هو، مع إجراءات لتسجيل الوثائق الصادرة والواردة.

إن إدخال النظام الإلكتروني لا يختلف من حيث المبدأ عن تنفيذ أي أنظمة مؤتمتة أخرى، لذلك من المفيد إبراز السمات المميزة لهذا المشروع.

إنشاء تخزين الشركات

وينطوي إدخال نظام آلي لإدارة الوثائق في أي حال على إنشاء مستودع مؤسسي يتم فيه تخزين جميع الوثائق. ويتطلب الهيكل المنطقي لمثل هذا المستودع، وتطوير السياسة الأمنية ومواصلة تنفيذها، فضلا عن التسلسل الهرمي لتخزين الوثائق، أقصى قدر من الرعاية، ويجب تنفيذه في مرحلة مبكرة من المشروع.

وينبغي أن يوضع في الاعتبار أن وظيفة تخزين يمكن نشرها في بداية التصميم، وذلك في ويمكن إجراء مرحلة مبكرة لنقل كافة الوثائق من مواقع التخزين الحالية إلى مستودع الشركة واحد. ونتيجة لذلك، يمكن للمستخدمين يطلعوا على أي من المهام الرئيسية للنظام، في وقت واحد إتقان وتطبيقه. تسريع التكيف من الموظفين لتنفيذ ويمكن لنظم يكون من خلال استخدام وظائف الخدمات مثل التنبيهات على تغييرات على الوثائق، وظهور وثائق جديدة، الخ

وهكذا، وسير العمل المطلوب لأية شركة الحديثة التي تسعى إلى تطوير وتحسين عملياتها.