إرشادات حول حفظ السجلات بوصفها وثيقة معيارية

عمل قانوني رسمي لتحديد ووضع إجراءات تسجيل وإعداد وثائق (وكذلك العمل معهم)، في أي منظمة هو التعليم على العمل المكتبي. يجب أن تكون متوفرة في كل المؤسسات، كل شركة ومؤسسة. وضعت تعليمات عن العمل المكتبي، دون أن تفشل، على أساس الوثائق التنظيمية والإجرائية الوطنية. ولكن، في الوقت نفسه، ينبغي أن تعكس الخصائص الفردية للمنظمة مكتب معينة وتكوينها وآخر وثائق، هيكل الخدمة، وجود أرشيف ودرجة حوسبة جميع العمليات المكتبية. ويستنتج من ذلك أن التعليم في مكتب العمل منظمة معينة هي دائما الأصلية، وسوف تأخذ في الاعتبار جميع الفوارق والخصوصيات تكوين وتجهيز الوثائق التي هي فريدة من نوعها لبنية معينة.

في وضع هذه الوثيقة التنظيمية لشركتك، يمكنك استخدام الأنواع التقليدية من إدارة السجلات وثيقة، أن تأخذ من ذلك يسلط الضوء، واجبة على كل شيء، وإضافة العناصر التي ينبغي أن توصف إلا لمؤسستك.

وكقاعدة عامة، ويشمل تعليمات إدارة السجلات الأحكام العامة، وأقسام الموضوعية المختلفة، وجميع أنواع التطبيقات. أحكام عامة تجسيد نطاق هذه التعليمات، الإطار التنظيمي والمسؤولية لفشلها في الامتثال. تحتوي على أقسام الموضوعية المعلومات حول أنواع الوثائق وترتيب تسجيلهم، والبصر، والاستنساخ، والطمأنينة والتخزين. وفقا لتفاصيل المشروع، وهذا القسم يمكن توسيع إلى حد كبير. تبعا لظروف العمل المتغيرة وإدخال تكنولوجيات جديدة أقسام الموضوعية يمكن تغيير وتستكمل. وتشمل مرفقات تعليمات مادة مصورة المرجع شكل نموذج انطباعات الأختام والطوابع والرسوم البيانية وتدفق المعلومات، وكذلك عينات من ملء الاستمارات.

التعليم في بعض الحالات قد يكون مؤقتا (التعليم في الدعوى المرفوعة أمام محكمة المقاطعة أو في القوات المسلحة). تعليمات مؤقت على مكتب الموافقة لفترة معينة، على سبيل المثال، قبل ان يصل الى ثابت. يتم حل هذه فردي!

تعليمات مكتوبة جيدا على الأعمال المكتبية يعكس العملية برمتها من العمل مع وثائق وتسلسل منطقي من جميع الخطوات العملية. وينظم ليس فقط الخدمات المكتبية، ولكن أيضا الجهاز الإداري بأكمله. تمت الموافقة التعليم وضعت حيز التنفيذ إلا بأمر من رئيس المنظمة، وبعد ذلك بمثابة عمل المعياري على أساسها تم توثيقه وجميع وثائق المؤسسة.

صياغة الصحيحة للمكتب - وهو شرط مهم لحسن سير العمل في المؤسسة. ويطلب الفنانين إلى مكتب خدمة نوعيا لملء جميع الوثائق، لتعريف الموظفين الجدد مع النظام وملء قواعد الفراغات، وتقديم تقارير في الوقت المحدد ودون خطأ، المختصة في الوقت المناسب وأداء المهام المسندة إليها، البدء في العمل على الفور (في أقرب وقت تتلقى وثيقة واردة أو النظام). إذا كان رئيس نفسها أولويات الحاجة الملحة لتنفيذ أوامر أو وثائق، العمل الذي يقوم على هذا الأساس. وفي حالات أخرى، ستتم معالجة عند دخول عدد كبير من الوثائق وفقا يصل التاريخ.